용역 검수 기준, 산출물로 다툼을 없애는 법

석 달짜리 컨설팅이 끝났습니다. 업체는 최종 보고서를 보내며 잔금 청구서를 함께 붙였습니다. 요청 부서 팀장은 보고서를 읽고 고개를 젓습니다. "우리가 기대한 건 실행 계획이었는데 현황 분석만 잔뜩 있네요." 업체의 답은 짧습니다. "계약서에 적힌 대로 수행했습니다."

구매팀은 계약서를 다시 펼칩니다. 과업 범위에는 "운영 개선 방안 수립"이라는 한 줄이 있습니다. 실행 계획이 산출물에 포함되는지, 몇 쪽 분량인지, 누가 무엇을 기준으로 완료를 판단하는지는 적혀 있지 않습니다. 이제 남은 것은 해석 싸움입니다.

용역 검수 분쟁은 대개 검수 시점이 아니라 계약 시점에 이미 결정됩니다. 이 글은 계약서에 넣어야 할 검수 기준, 유형별 검수 증빙, 마일스톤 부분 검수, 검수자 분리, 3자 대사까지 차례로 정리합니다.

"됐다, 안 됐다" 다툼이 생기는 구조

물품은 받으면 확인할 수 있습니다. 수량을 세고, 규격을 보고, 작동을 확인합니다. 용역은 다릅니다. 받은 것이 문서나 활동이고, 품질을 판단할 기준이 사람마다 다릅니다.

다툼이 생기는 구조는 크게 네 가지입니다. 첫째, 산출물 목록이 없습니다. 과업 범위를 문장 하나로 적으면 무엇을 받아야 끝나는지 알 수 없습니다. 둘째, 완료의 정의가 없습니다. 보고서를 받으면 끝인지, 보고회까지 마쳐야 끝인지, 보완 요청을 반영해야 끝인지 정해지지 않습니다. 셋째, 검수자가 정해져 있지 않습니다. 요청자가 하는지, 별도 담당이 하는지 불분명합니다. 넷째, 대금과 검수가 연결되어 있지 않습니다. 일정이 지나면 자동으로 지급되는 구조라면 검수는 형식이 됩니다.

이 네 가지는 모두 계약서와 요청 단계에서 채울 수 있습니다. 검수를 잘하는 회사는 검수 때 꼼꼼한 회사가 아니라 계약 때 기준을 적어 두는 회사입니다.

계약서에 들어가야 할 검수 기준

용역 계약서에는 과업 범위와 금액, 지급 조건, 납기, 비밀유지, 해지 조건과 함께 검수 기준이 들어가야 합니다. 검수 기준은 아래 여섯 가지로 나눠 적으면 빠짐이 줄어듭니다.

검수 기한은 회사가 정합니다. 한 표준안 예시는 완료 후 5영업일 안에 검수하도록 했습니다. 이 값은 예시이며, 산출물 분량과 내부 검토 절차에 맞춰 조정하시면 됩니다. 기한을 정해 두면 업체도 회사도 결과를 기다리며 시간을 흘려보내지 않습니다.

문장 예시는 출발점일 뿐입니다. 계약서 조항으로 옮길 때는 회사 표준 계약서와 맞는지 법무 검토를 받으시길 권합니다.

유형별로 검수 증빙이 다릅니다

서비스는 "무엇을 받았는가"가 모호합니다. 그래서 유형마다 받았다는 사실을 보여 줄 증빙을 먼저 정해야 합니다. 서비스업 표준 구매규정 예시들은 품목별로 아래와 같은 검수 기준을 제시합니다.

그림 1. 서비스 유형별 검수 증빙과 검수 때 묻는 질문

마케팅·광고 대행은 결과 보고서와 집행 증빙으로 검수합니다. 계획한 매체에 계획한 금액이 실제로 집행됐는지 확인합니다. 컨설팅·자문은 계약 때 합의한 산출물 목록이 기준입니다. 목록에 없는 기대는 검수 기준이 될 수 없습니다. 앞의 장면에서 실행 계획이 필요했다면 목록에 적었어야 합니다.

IT 개발·유지보수는 인수 테스트 결과로 검수합니다. 요구사항과 인수 조건을 계약 때 명시하고, 테스트 항목을 통과했는지로 판단합니다. 시설관리·청소·경비처럼 매달 반복되는 용역은 수행 기준표를 정하고 월간 수행 확인서로 확인합니다. 외주 개발·인력은 투입 인력 명세와 월별 투입 확인서가 기준입니다. 약속한 인력이 약속한 기간만큼 일했는지를 봅니다. 구독·렌탈은 사용량과 계약 조건을 대조합니다.

증빙 양식은 요청 단계에서 정합니다

증빙 양식을 계약 뒤에 정하면 업체 양식을 그대로 받게 됩니다. 구매요청 단계에서 유형별 증빙을 정해 두고, 견적 요청서에 "검수 시 제출할 증빙"으로 적어 보내는 것이 좋습니다. 업체도 견적을 낼 때 그 비용을 반영할 수 있습니다.

큰 용역은 마일스톤으로 나눠 검수합니다

몇 달에 걸친 용역을 마지막에 한 번만 검수하면 위험이 큽니다. 방향이 처음부터 어긋났다면 끝에 가서야 알게 됩니다. 이때는 되돌릴 시간도 예산도 없습니다.

그림 2. 마일스톤 검수 흐름. 회차 구성은 계약마다 다릅니다

마일스톤 검수는 용역을 몇 단계로 나눠 단계마다 산출물을 확인하는 방식입니다. 기획안이나 설계 단계에서 방향을 합의하고, 중간 산출물에서 보완을 요청하고, 최종 산출물을 완료 정의와 대조합니다. 대금도 회차에 맞춰 나눠 지급하도록 계약하면 검수가 실제 의미를 가집니다.

회차마다 남길 기록은 같습니다. 검수자, 검수일, 대조한 기준, 보완 요청과 처리 결과입니다. 이 기록이 쌓이면 최종 검수 때 "중간에 이미 합의한 내용"을 근거로 판단할 수 있습니다.

검수자와 선정 담당은 다른 사람이어야 합니다

업체를 고른 사람이 검수까지 하면 판단이 흐려지기 쉽습니다. 자신이 고른 업체의 부족함을 인정하기 어렵기 때문입니다. 그래서 내부통제의 기본 원칙인 직무 분리를 검수에도 적용합니다. 요청, 승인, 선정, 검수를 한 사람이 모두 하지 않도록 나누는 것입니다.

표준 구매규정 예시는 업체 선정 담당자가 같은 건의 검수자를 겸하지 못하도록 합니다. 요청자와 검수자도 가능하면 나누되, 금액이 큰 건은 반드시 나누는 방식을 제시합니다. 한 표준안 예시는 그 기준을 2,000만 원 이상으로 두었습니다. 이 금액은 예시이며 회사가 정합니다.

분리의 목적은 사람을 의심하는 것이 아닙니다. 판단을 한 사람이 그 판단의 결과까지 평가하면 누구라도 객관적이기 어렵다는 점을 인정하는 것입니다. 선정 담당자에게도 이 원칙은 보호막이 됩니다. 검수 결과가 좋든 나쁘든 선정과 검수가 따로 이뤄졌다는 기록이 남기 때문입니다.

인원이 적은 회사는 완전한 분리가 어렵습니다. 이때는 사후 점검으로 대신합니다. 예를 들어 분기마다 재무 담당이 큰 용역 건의 검수 기록을 표본으로 확인하는 방식입니다. 분리가 어렵다는 이유로 기록까지 생략하지 않는 것이 핵심입니다.

발주·검수·청구 금액을 대조합니다

검수 확인서가 있어도 지급 전에 한 번 더 확인할 것이 있습니다. 발주 금액, 검수로 확인한 금액, 업체가 청구한 금액이 일치하는지입니다. 이를 3자 대사라고 합니다. 세 금액이 다르면 지급을 보류하고 원인을 기록합니다.

예를 들어 보겠습니다(설명용 예시입니다). 월 1,000만 원으로 발주한 상주 인력 용역에서 한 달 동안 인력 한 명이 일부 기간 결원이었습니다. 월간 투입 확인서에는 결원 기간이 적혀 있습니다. 그런데 청구서는 1,000만 원 그대로입니다. 3자 대사를 하지 않으면 이 차이는 그냥 지급됩니다. 대사를 하면 결원 기간을 어떻게 정산할지 계약 조건에 따라 협의할 수 있습니다.

3자 대사는 큰 시스템이 없어도 시작할 수 있습니다. 지급 결재를 올릴 때 세 문서를 함께 첨부하게 하고, 금액이 다르면 사유 칸을 채우게 하면 됩니다.

정성적인 산출물은 평가 기준을 미리 나눕니다

보고서, 디자인, 교육처럼 품질을 숫자로 재기 어려운 산출물도 있습니다. 이런 용역은 "만족스러운 수준"이라는 표현이 계약서에 들어가기 쉽습니다. 이 표현은 검수 때 아무 기준도 되지 못합니다.

정성적인 산출물은 평가 기준을 몇 개의 확인 항목으로 쪼갭니다. 컨설팅 보고서라면 "현황 분석, 개선 과제 목록, 과제별 일정·담당·예산, 실행 위험"처럼 담겨야 할 구성 요소를 적습니다. 교육이라면 "교육 시간, 교재 제공, 참석 확인, 만족도 조사 결과 제출"처럼 확인할 수 있는 것을 적습니다. 각 항목은 있음과 없음으로 판단할 수 있어야 합니다.

평가 항목을 정할 때는 요청 부서와 구매팀이 함께 앉는 것이 좋습니다. 요청 부서는 업무상 꼭 필요한 요소를 알고, 구매팀은 그 요소를 계약서 문장으로 옮기는 방법을 압니다. 업체에도 견적 요청 단계에서 이 항목을 알려 줍니다. 무엇으로 평가받을지 알면 업체도 제안 범위와 금액을 더 정확하게 낼 수 있습니다.

내용의 깊이는 마일스톤 검수에서 맞춥니다. 1차 검수 때 목차와 방향을 합의하면 최종 보고서의 기대 수준도 그때 함께 정해집니다. 앞의 장면처럼 마지막에 가서야 "기대와 다르다"고 말하는 일을 줄일 수 있습니다.

검수 기록은 다음 구매의 자료가 됩니다

검수는 지급을 위한 절차이면서 다음 구매를 위한 기록입니다. 어떤 업체가 일정을 지켰는지, 보완 요청이 몇 번 있었는지, 결원이나 미이행이 있었는지는 재계약 때 가장 필요한 정보입니다. 그런데 이 정보는 검수 확인서에 적어 두지 않으면 담당자의 기억과 함께 사라집니다.

검수 확인서에 짧은 평가 칸을 두면 됩니다. 일정 준수, 산출물 충족, 보완 횟수, 특이사항 정도면 충분합니다. 이 기록을 업체별로 모으면 정기 공급사 평가의 근거가 됩니다. 다음 비교 견적 때 가격 외 평가 항목을 채울 때도 쓸 수 있습니다.

우리 회사에서 바로 해 볼 일

1. 진행 중인 용역 계약 세 건의 계약서를 엽니다. 산출물 목록, 완료 정의, 검수 기한이 적혀 있는지 표시합니다.

2. 비어 있는 건은 업체와 검수 기준을 서면으로 합의합니다. 계약 변경이 어렵다면 협의 메일로라도 기준을 남깁니다.

3. 유형별 검수 증빙 표를 회사 버전으로 만듭니다. 위 그림의 여섯 유형에서 시작해 자주 사는 용역을 추가합니다.

4. 다음 지급 결재부터 발주서·검수 확인서·청구서를 함께 첨부하게 합니다.

5. 선정 담당과 검수자가 같은 건이 있는지 확인합니다. 분리가 어렵다면 분기 사후 점검 담당을 정합니다.

자주 묻는 질문

검수 기준이 없는 계약은 지금이라도 보완할 수 있나요?

가능합니다. 남은 회차나 최종 산출물에 대해 업체와 산출물 목록과 완료 정의를 서면으로 합의합니다. 계약 변경 방식은 회사 표준 계약서 절차와 법무 검토에 따릅니다.

검수는 요청 부서가 해야 하나요, 구매팀이 해야 하나요?

내용 확인은 업무를 아는 요청 부서가 하는 것이 일반적입니다. 구매팀은 검수 기준이 계약대로 적용됐는지, 증빙과 금액이 맞는지를 확인합니다. 업체를 선정한 사람이 같은 건을 검수하지 않도록 나누는 것이 중요합니다.

검수에서 불합격하면 대금은 어떻게 되나요?

계약서에 적힌 보완 절차와 대금 조건에 따릅니다. 보완 기간과 재검수 횟수, 검수 확인 후 지급 원칙을 계약 때 적어 두어야 이 상황에서 다툼이 줄어듭니다.