서비스 견적, 같은 조건으로 비교하는 5단계

시설관리 용역 재계약을 앞두고 견적 세 장을 받았습니다. 업체 A는 월 900만 원, 업체 B는 1,000만 원, 업체 C는 1,100만 원입니다(금액은 설명을 위한 예시입니다). 결재 문서에는 A를 올리면 될 것 같습니다. 그런데 견적서를 한 줄씩 읽어 보니 A에는 소모 자재가 빠져 있습니다. 자재는 실비로 따로 청구한다고 적혀 있습니다. C에는 요청하지 않은 야간 순회가 들어 있습니다.

세 견적은 금액만 다른 것이 아닙니다. 서로 다른 일을 서로 다른 단위로 적어 왔습니다. 이 상태에서 가장 낮은 숫자를 고르면 계약 뒤 추가 청구가 붙거나 필요 없는 사양에 돈을 쓰게 됩니다.

서비스 견적을 같은 조건으로 비교하는 일은 견적을 받은 뒤가 아니라 받기 전에 시작합니다. 이 글은 그 과정을 다섯 단계로 나눠 정리합니다. 마지막에는 바로 쓸 수 있는 비교표 틀을 붙였습니다.

총액 비교가 자주 틀리는 이유

물품은 모델명과 수량이 같으면 가격만 비교해도 됩니다. 서비스는 다릅니다. 같은 이름의 용역이라도 안에 담긴 일이 다릅니다. 같은 유지보수라도 지원 시간과 대응 범위가 다르고, 같은 마케팅 대행이라도 산출물 수와 수정 횟수가 다릅니다.

총액 비교가 틀리는 지점은 대체로 세 가지입니다. 첫째는 포함과 제외입니다. 한 업체는 자재와 장비를 넣고 다른 업체는 빼는 식입니다. 둘째는 추가 과금입니다. 기본 범위를 넘는 작업, 추가 수정, 출장, 야간 작업에 별도 단가가 붙는지가 견적서 아래쪽에 작게 적혀 있습니다. 셋째는 단위입니다. 월 단가와 연 단가, 건별 단가가 섞이고, 부가세 포함 여부도 업체마다 다릅니다.

이 차이를 구매팀이 견적을 받은 뒤 맞추려면 업체에 다시 묻고 답을 기다려야 합니다. 그 사이 일정은 밀리고 현업은 진행 상황을 묻습니다. 그래서 순서를 바꿔야 합니다.

그림 1. 서비스 견적 비교 5단계

1단계. 견적 요청 전에 비교 항목을 고정합니다

견적을 요청하기 전에 무엇을 비교할지 먼저 정합니다. 기본 항목은 업무 범위, 산출물, 기간, 투입 인력, 포함·제외 항목, 추가 과금 조건, 검수 기준, 지급 조건입니다. 현업은 필요한 수준을 정하고, 구매팀은 이를 비교 가능한 항목으로 바꿉니다.

이 단계에서 가장 많이 빠지는 것은 제외 항목입니다. "이번 계약에 포함하지 않는 일"을 미리 적어 두면 업체가 임의로 넣거나 빼는 일이 줄어듭니다. 앞의 예시라면 "소모 자재 포함", "야간 순회 제외"를 요청서에 적었어야 합니다.

2단계. 같은 요청서를 모든 업체에 보냅니다

비교 항목을 담은 요청서 한 장을 모든 후보 업체에 똑같이 보냅니다. 업체마다 전화로 설명하면 전달 내용이 조금씩 달라집니다. 서비스업 표준 구매규정 예시들도 모든 업체에 같은 사양을 제시하고, 견적은 서면이나 시스템으로 제출된 것만 인정한다는 원칙을 둡니다. 구두 견적은 비교 근거로 쓰지 않습니다.

업체 질문에 답할 때도 같은 원칙을 지킵니다. 한 업체가 물어본 내용과 답변은 다른 업체에도 공유합니다. 제출 마감일과 견적 유효기간도 요청서에 적습니다. 유효기간이 지난 견적으로 계약하면 가격이 바뀔 수 있기 때문입니다.

견적 형식도 지정합니다

요청서에 견적 양식을 붙이면 3단계가 쉬워집니다. 항목별로 금액을 적는 칸, 포함 여부를 표시하는 칸, 추가 과금 단가를 적는 칸을 미리 만들어 둡니다. 업체가 자기 양식으로 견적을 내더라도 이 양식을 함께 채우도록 요청합니다.