간접구매 14개 카테고리로 그리는 우리 회사 지출 지도

연말 예산 회의에서 이런 질문이 나왔다고 해 보겠습니다. "작년에 직원들 복지에 쓴 돈, 공급사 기준으로 몇 곳에 나갔습니까?" 재무팀은 복리후생비 합계를 바로 답합니다. 그런데 공급사 수에서 막힙니다. 복리후생비에는 간식 업체, 건강검진 기관, 복지몰, 상조 서비스가 섞여 있습니다. 반대로 명함이나 화환처럼 복지 성격의 지출이 소모품비나 지급수수료에 들어가 있기도 합니다.

계정과목은 회계를 위한 분류입니다. 손익계산서를 만들고 세무 신고를 하기에는 충분합니다. 하지만 "무엇을, 누가, 어느 공급사에서, 어떤 조건으로 샀는가"라는 구매의 질문에는 답하지 못합니다. 이 질문에 답하려면 회계 분류와 별도로 구매 관점의 분류가 하나 더 필요합니다. 이 글은 그 분류를 지도라고 부르고, 간접구매를 14개 카테고리로 나눠 우리 회사 지도를 그리는 방법을 정리합니다.

계정과목으로는 안 보이는 지출

계정과목이 구매 관리에 맞지 않는 이유는 세 가지입니다.

첫째, 한 공급사가 여러 계정에 흩어집니다. 같은 사무용품 업체에서 산 물건이 어떤 부서는 소모품비로, 어떤 부서는 사무용품비나 복리후생비로 처리합니다. 공급사별 연간 거래액을 보려면 계정을 넘나들며 다시 합쳐야 합니다.

둘째, 한 계정 안에 성격이 다른 지출이 섞입니다. 지급수수료가 대표적입니다. 법무 자문료, 채용 대행 수수료, 시설관리 용역비, 결제 수수료가 한 줄에 모입니다. 줄일 수 있는 돈과 줄이기 어려운 돈이 같은 숫자 안에 있으니, 계정 합계만으로는 무엇을 해야 할지 정할 수 없습니다.

셋째, 계정에는 담당자가 없습니다. 복리후생비의 주인은 인사팀일까요, 총무팀일까요. 운반비는 물류팀일까요, 영업팀일까요. 계정은 담당자를 정해 주지 않습니다. 담당자가 정해지지 않은 지출은 비교되지 않고, 비교되지 않는 지출은 관성대로 갱신됩니다.

지도가 있는 회사와 없는 회사는 예산 회의의 모습부터 다릅니다. 지도가 없으면 "소모품비를 10% 줄이자"처럼 계정 단위로 목표가 내려가고, 현업은 무엇을 어떻게 줄여야 할지 모른 채 다음 해를 맞습니다. 지도가 있으면 "사무지원 카테고리 공급사를 정리하자", "복리후생 A 계약 중 올해 만료되는 세 건을 다시 보자"처럼 담당자와 행동이 정해진 과제가 나옵니다. 숫자는 같아도 다음 행동이 달라집니다.

그래서 구매 관점의 분류는 "돈이 어디에 쓰이는가"에서 출발하는 것이 좋습니다. 회사가 돈을 쓰는 대상은 크게 네 가지입니다. 사람, 공간, 판매, 생산입니다.

그림 1. 간접구매 4개 그룹 14개 카테고리 지도

사람에 쓰는 돈: 복리후생 A·B, 출장·렌탈, 전문 용역

첫 번째 그룹은 임직원이 일하고 생활하는 데 드는 돈입니다. 네 개 카테고리로 나눕니다.

• 복리후생 A: 사내 식당, 방역, 세탁, 유니폼 제작, 상조 서비스처럼 계약 기간이 길고 운영형으로 돌아가는 서비스입니다.

• 복리후생 B: 복지몰, 간식, 명함, 화환, 건강검진, 도서 구입처럼 건별로 자주 발생하는 지출입니다.

• 출장·렌탈: 출장 대행, 기업 보험, 정수기·비데 렌탈, 보안 장비 임대처럼 사람 수에 비례해 늘어나는 계약입니다.

• 전문 용역: 채용 대행, 교육 훈련, 청소·경비 용역, 부동산 컨설팅처럼 외부 전문 인력을 쓰는 서비스입니다.