구매 솔루션 데모에서 던질 질문 24개

구매 솔루션 데모는 대개 비슷하게 흘러갑니다. 공급사 담당자가 준비된 화면을 보여주고, 요청이 들어오고, 승인이 나고, 발주가 생성되고, 대시보드에 그래프가 그려집니다. 한 시간 뒤 회의실을 나서면 모든 제품이 비슷해 보입니다. 기능표의 동그라미 개수도 크게 다르지 않습니다.

데모가 비슷해 보이는 이유는 시나리오를 공급사가 고르기 때문입니다. 준비된 시나리오는 그 제품이 가장 잘하는 흐름입니다. 차이를 보려면 우리 회사의 실제 요청 한 건, 그것도 평소에 가장 골치 아픈 건으로 데모를 진행해야 합니다.

이 글은 서비스 기업의 간접구매를 기준으로 데모에서 던질 질문 24개를 여섯 영역으로 정리합니다. 구매 솔루션은 종합 스위트, 국내 SRM, 요청·업무연결형, 카드·재무 결합형, 마켓플레이스처럼 출발점이 다른 갈래로 나뉩니다. 갈래 구분은 「구매 솔루션 지도: 다섯 갈래로 나누면 우리 회사 자리가 보입니다」에서 다뤘습니다. 갈래가 달라도 같은 질문과 같은 점수표로 비교하면 판단이 쉬워집니다.

데모 전에 준비할 것

데모 일정을 잡기 전에 세 가지를 공급사에 미리 보냅니다.

• 실제 요청 한 건: 지난 분기에 처리한 서비스 구매 가운데 범위가 복잡했던 건을 골라 개인정보와 금액을 가린 형태로 보냅니다. 예를 들어 사무실 청소 용역 재계약, 연말 행사 대행, 직무 교육 위탁 같은 건입니다.

• 우리 회사 규정 요약: 금액 구간별 견적 수, 결재선, 예외 승인 기준을 한 장으로 정리합니다.

• 참석자: 구매팀만이 아니라 실제로 요청하는 현업 한 명과 재무 담당 한 명을 함께 부릅니다. 현업이 직접 요청 화면을 눌러 보게 하는 것이 중요합니다.

그림 1. 실제 요청 한 건으로 진행하는 데모 6단계. 단계마다 확인할 사람을 정해 두면 회의 후 평가가 빨라집니다.

질문 24개

A. 요청 (현업이 확인)

1. 현업이 설명 없이 요청을 완료할 수 있습니까? 처음 쓰는 직원이 요청을 마치는 데 몇 분이 걸리는지 현장에서 재 봅니다.

2. 업체와 가격이 정해지기 전에 요청이 들어오도록 유도하는 장치는 무엇입니까? 요청 시점에 필요한 정보를 어떻게 묻는지 봅니다.

3. 메일·메신저로 들어온 요청을 시스템 안으로 가져오는 방법이 있습니까?

4. 같은 서비스를 다른 부서가 이미 계약했다면 요청 단계에서 알려 줍니까?

B. 규정·승인 (구매팀이 확인)

1. 우리 회사의 금액 구간별 견적 규정을 설정하는 데 누가, 얼마나 걸립니까? 개발이 필요한지, 화면에서 바꿀 수 있는지 구분해 묻습니다.

2. 계정·부서·계약 형태에 따라 결재선이 달라지는 경우를 처리할 수 있습니까? 그룹웨어 결재와 중복되지 않는 방법도 묻습니다.

3. 긴급구매 같은 예외는 어떻게 처리하고 기록합니까?

4. 결재를 피하려고 금액을 나눠 요청하는 경우를 찾아낼 수 있습니까?

C. 견적·실행 (구매팀이 확인)

1. 범위가 매번 다른 용역의 견적을 같은 항목으로 받고 비교할 수 있습니까? 준비해 간 실제 요청으로 비교표를 만들어 달라고 합니다.

2. 새 공급사가 필요할 때 누가 찾습니까? 시스템이 공급사를 제공하는지, 우리 팀이 찾아 등록해야 하는지 확인합니다.

3. 업체 선정 근거가 어떤 형태로 남습니까? 담당자가 바뀌어도 왜 그 업체를 골랐는지 알 수 있어야 합니다.

4. 표준 상품은 카탈로그로 바로 살 수 있습니까? 국내 공급사와 상품이 실제로 얼마나 있는지 봅니다.

D. 계약·정산 (재무가 확인)

1. 계약 만료와 자동 갱신을 언제, 누구에게 알려 줍니까?

2. 발주·검수·청구 내역과 전자세금계산서를 어떻게 맞춥니까? 월말에 재무팀이 엑셀로 하던 일이 얼마나 줄어드는지 봅니다.

3. 우리 ERP와 무엇을, 어떤 방식으로 주고받습니까? 표준 연동과 추가 개발을 나눠 답해 달라고 합니다.

4. 용역 검수 기준을 산출물 단위로 설정할 수 있습니까?

E. 데이터·절감 (재무·구매팀이 확인)

1. 절감 금액은 어떤 기준가로 계산합니까? 실현 절감, 인상 방어, 업무 시간 절감을 나눠 보여주는지 확인합니다.

2. 절감 후보를 제안한다면 근거 데이터와 비교 조건이 함께 보입니까? 사양과 계약 조건이 다른 견적을 같은 것으로 비교하지 않는지 봅니다.

3. 카테고리·부서·공급사별 지출을 경영진 보고 형식으로 바로 뽑을 수 있습니까?

4. AI가 하는 일과 사람이 판단하는 일은 어떻게 나뉩니까? AI의 제안을 담당자가 수정한 기록이 남는지도 묻습니다.

F. 도입·운영 (전원이 확인)

1. 우리와 비슷한 규모와 업종의 도입 사례가 있습니까? 성과 숫자라면 대상 품목, 기간, 기준 금액을 함께 묻습니다.

2. 도입부터 첫 실제 구매까지 몇 주가 걸리고, 그동안 우리 쪽은 누가 얼마나 시간을 써야 합니까?

3. 도입 후 운영 지원은 누가 합니까? 견적 수집과 공급사 조율에 사람의 지원이 포함되는지 확인합니다.

4. 공급사 수수료나 거래 수수료가 있다면 구조는 어떻게 되고, 추천 기준은 공개됩니까?

점수표로 비교하기

데모가 끝나면 참석자가 각자 영역별로 점수를 매기고, 미리 정한 가중치로 합산합니다. 가중치는 데모 전에 정해 두어야 합니다. 데모를 보고 나서 정하면 마음에 든 제품에 맞춰 가중치가 움직입니다.

그림 2. 데모 평가 점수표 예시. 가중치는 서비스업 간접구매 기준 예시이며 회사 상황에 맞게 조정합니다.

갈래별로 특히 확인할 질문

모든 질문을 모든 제품에 던지되, 갈래에 따라 답이 갈리기 쉬운 질문이 있습니다. 종합 스위트와 해외 제품은 6번(결재선), 14번(세금계산서 대사), 15번(ERP 연동 범위)을 꼼꼼히 봅니다. 국내 SRM은 1번(현업 요청 완료 시간)과 9번(비정형 용역 견적)을, 요청·업무연결형은 9번과 10번(공급사를 누가 찾는가)을 봅니다. 카드·재무 결합형은 9번과 16번(용역 검수)을, 마켓플레이스와 구매 실행을 함께 제공하는 솔루션은 12번(국내 커버리지)과 24번(수수료와 추천 기준)을 반드시 확인하십시오.

데모를 평가할 때 기록할 것

답의 내용만큼, 우리가 요청한 방식대로 데모가 진행됐는지도 판단 근거가 됩니다. 평가자가 데모 중에 직접 요청하고 기록할 항목을 정리했습니다.

데모 중에 요청하고 기록할 것

• 준비한 실제 요청을 그 자리에서 입력해 달라고 요청하고, 막히는 지점과 그때 받은 설명을 기록하십시오.

• 답을 들을 때마다 설정으로 되는 것인지 개발이 필요한 것인지, 지금 되는 것인지 계획 중인 것인지 표시해 두십시오. 구분이 없으면 그 자리에서 되물으십시오.

• 성과 숫자가 나오면 대상 품목, 기간, 기준 금액을 함께 적으십시오. 빠진 항목은 미확인 목록으로 옮깁니다.

• 우리 회사 범위 가운데 이 제품으로 다루기 어려운 부분이 무엇인지 직접 물으십시오. 예를 들어 생산 자재처럼 다른 시스템에 두는 편이 나은 영역이 있는지 확인합니다.

점수표에 따로 적어 둘 것

• 실제 요청 대신 준비된 시나리오로 진행된 구간이 있었는지, 있었다면 어느 단계였는지 적습니다.

• "가능하다"는 답 가운데 화면으로 확인하지 못하고 다음 미팅으로 넘어간 항목을 목록으로 남깁니다.

• 다른 회사의 절감률을 우리 회사 지출에 그대로 곱한 기대 효과가 제시됐다면, 우리 지출 구조로 다시 계산해 달라고 요청합니다. 지출 구조가 다르면 결과도 다릅니다.

• AI가 하는 일을 물었을 때 사람이 판단하는 부분과 기록이 남는 방식이 화면으로 확인됐는지 적습니다.

이 목록에 걸린 항목이 있다고 바로 후보에서 뺄 필요는 없습니다. 서면으로 같은 질문을 다시 보내 구체적인 답을 받고, 그 답을 점수표에 반영하면 됩니다.

데모에서 좋은 답을 들었다면 다음 단계는 실제 업무로 검증하는 것입니다. 범위를 좁힌 시범 운영에서 요청 완료율, 보완 요청률, 규정 경유 구매 비중을 재 보십시오. 방법은 「구매시스템 PoC, 4주 안에 검증할 것」에 정리했습니다.

데모 후 24시간 안에 할 일

데모의 인상은 하루만 지나도 흐려집니다. 여러 제품을 몇 주에 걸쳐 보면 마지막에 본 제품이 가장 좋아 보이기 쉽습니다. 다음 세 가지를 데모 당일이나 다음 날까지 끝내십시오.

1. 참석자별 점수 제출: 회의실을 나서기 전에 각자 영역별 점수를 적어 냅니다. 토론은 점수를 낸 뒤에 합니다. 먼저 토론하면 목소리가 큰 사람의 의견으로 점수가 모입니다.

2. 미확인 항목 정리: 데모에서 "확인 후 답변드리겠다"고 한 항목을 목록으로 만들어 그날 공급사에 보냅니다. 답변 기한도 함께 적습니다.

3. 현업 의견 기록: 요청 화면을 직접 써 본 현업 참석자에게 가장 불편했던 점 하나와 가장 편했던 점 하나를 적어 달라고 합니다. 이 두 줄이 도입 후 사용률을 가장 잘 예측합니다.

모든 데모가 끝나면 점수표와 미확인 항목 답변, 현업 의견을 한 장으로 묶어 의사결정 회의에 올립니다. 도입 품의서에 이 자료를 그대로 붙이면 왜 그 제품을 골랐는지 설명하기도 쉬워집니다.

우리 회사에서 바로 해 볼 일

1. 지난 분기 서비스 구매 중 가장 복잡했던 요청 한 건을 골라 데모용으로 정리합니다.

2. 금액 구간별 견적 규정과 결재선을 한 장으로 요약합니다.

3. 그림 2의 가중치를 우리 회사 상황에 맞게 정하고 참석자와 공유합니다.

4. 공급사에 데모 요청을 보낼 때 실제 요청 건과 질문 24개를 함께 보내 사전 답변을 받습니다.

자주 묻는 질문

질문 24개를 한 번의 데모에서 모두 확인할 수 있나요?

한 시간 데모로는 어렵습니다. 질문 목록을 미리 보내 서면 답변을 받고, 데모에서는 실제 요청 한 건의 흐름과 서면 답변 중 의문이 남은 항목만 화면으로 확인하는 것이 효율적입니다.

현업을 데모에 부르면 일정 잡기가 어렵지 않나요?

전체 시간에 참석할 필요는 없습니다. 첫 15분, 요청 화면을 직접 써 보는 구간에만 참석해도 충분합니다. 현업이 쓰지 않는 요청 화면은 도입 후에도 쓰이지 않습니다.

공급사가 실제 요청으로 데모하기를 거절하면 어떻게 하나요?

준비 시간을 충분히 주고, 개인정보와 금액을 가린 형태로 보내면 대부분 응합니다. 그래도 어렵다면 데모 후 시범 운영에서 같은 요청을 처리해 보는 조건을 제안하십시오.

갈래가 다른 제품을 같은 점수표로 비교해도 공정한가요?

공정합니다. 점수표는 제품을 평가하는 도구가 아니라 우리 회사의 필요를 기준으로 맞는 정도를 재는 도구이기 때문입니다. 갈래가 달라 특정 영역 점수가 낮게 나온다면, 그 영역을 다른 시스템이나 사람으로 메울 수 있는지 함께 적어 두면 판단에 도움이 됩니다.

점수가 비슷하게 나오면 무엇으로 결정하나요?

가중치가 가장 큰 영역의 점수, 그리고 도입 후 우리 쪽이 써야 하는 시간을 비교하십시오. 그래도 비슷하다면 범위를 좁힌 시범 운영 결과로 결정하는 것이 가장 확실합니다.