단가 인상 통보, AI와 협상 준비하기

"원자재 가격과 인건비 상승으로 다음 달부터 단가를 조정하게 되었습니다." 공급사에서 이런 메일이 오면 담당자의 선택지는 좁아 보입니다. 수락하거나, 근거 없이 버티거나. 거래를 끊기는 어렵고, 반박하자니 무엇을 근거로 해야 할지 막막합니다.

바로 수락하기 전에 한 번 더 생각할 이유가 있습니다. 한 번 받아들인 단가는 다음 협상의 출발점이 됩니다. 이번에 근거를 확인하지 않고 넘어가면, 다음 인상 통보 때도 같은 근거가 다시 쓰입니다. 반대로 이번에 근거 자료와 조건을 기록해 두면 다음 협상은 그 기록에서 시작할 수 있습니다.

그런데 인상 통보는 협상의 끝이 아니라 시작입니다. 공급사가 제시한 근거에는 빈틈이 있을 수 있고, 인상률 말고도 바꿀 수 있는 조건이 여럿 있습니다. 문제는 준비할 시간입니다. 통보를 받은 담당자는 대개 다른 업무를 하면서 며칠 안에 답해야 합니다.

이 글은 대화형 AI 도구(Claude, ChatGPT 등)로 이 준비 시간을 줄이는 방법을 다룹니다. 원자재·인건비 상승을 이유로 단가 인상 통보를 받은 담당자, 근거 있게 반박하거나 조건을 바꿔 협상하고 싶은 분을 위한 글입니다.

준비물

• 공급사의 인상 통보 메일: 첨부 자료가 있다면 함께.

• 현재 계약 단가와 계약 조건: 계약 기간, 가격 조정 조항, 결제 조건.

• 최근 거래 물량: 품목별 최근 구매 수량과 금액.

• 대체 공급사 견적: 있다면 함께 넣습니다. 없어도 진행할 수 있습니다.

계약 단가와 거래 물량은 민감한 거래 정보입니다. 사내 AI 사용 정책을 먼저 확인하고, 필요하면 공급사명을 가린 뒤 넣습니다.

3단계: 분석, 연습, 회신

세 단계 가운데 가장 도움이 되는 부분은 2단계 협상 연습입니다. 실제 통화 전에 반론을 먼저 겪어 보면, 현장에서 말문이 막히는 순간이 줄어듭니다.

그림 1. 분석, 연습, 회신. 실제 통화 전에 2단계에서 반론을 먼저 들어 봅니다.

1·3단계: 근거 분석과 회신 초안

준비물을 넣고 아래 프롬프트를 실행합니다. 근거 분석, 대안 조건, 회신 초안이 한 번에 나옵니다.

복붙 프롬프트 (1·3단계)
너는 기업 구매팀의 협상 준비를 돕는 분석가다.
아래 정보를 바탕으로 정리해라.

- 공급사 인상 통보 메일: (붙여넣기)
- 현재 단가와 계약 조건: (붙여넣기)
- 최근 거래 물량: (붙여넣기)
- 대체 공급사 견적: (있으면 붙여넣기)

1. 공급사가 제시한 인상 근거를 항목별로 나누고, 근거 자료가 붙어 있는지 표시해라.
2. 우리가 요청할 수 있는 대안 조건 5가지
(인상 시기 유예, 단계적 인상, 물량 약정 대가 할인, 결제 조건 변경, 인상분 상한 등)
3. 회신 메일 초안 3가지: 수락 / 조건부 수락 / 재협상 요청.
정중하지만 근거를 요구하는 톤으로 써라.
제공되지 않은 시장 가격이나 통계는 지어내지 마라.

근거를 항목별로 나누는 이유

인상 통보는 대개 "원자재", "인건비", "물류비" 같은 이유를 한 문단에 묶어 씁니다. 항목별로 나누면 질문이 구체적이 됩니다. 원자재 가격이 올랐다면 이 품목의 원가에서 원자재가 차지하는 비중은 얼마인지, 인건비가 올랐다면 우리 계약의 어느 부분에 영향을 주는지 물을 수 있습니다. 근거 자료가 붙어 있지 않은 항목은 자료를 요청하는 것만으로도 협상의 출발점이 됩니다.

인상률 말고 바꿀 수 있는 조건

인상률 하나만 놓고 싸우면 협상은 양쪽 모두에게 손해처럼 느껴집니다. 조건을 넓히면 서로 받아들일 수 있는 지점이 생깁니다.

그림 2. 인상률 외에 요청할 수 있는 대안 조건 다섯 가지(원천 프롬프트의 예시).

• 인상 시기 유예: 적용 시점을 늦춰 예산 반영 시간을 확보합니다.

• 단계적 인상: 한 번에 올리지 않고 나눠 반영합니다.

• 물량 약정 대가 할인: 일정 물량을 약속하는 대신 인상 폭을 줄입니다.

• 결제 조건 변경: 지급 기한 등 공급사에 의미 있는 조건을 협상 재료로 씁니다.

• 인상분 상한: 계약 기간 중 추가 인상의 한도를 정합니다.

어떤 조건이 현실적인지는 공급사와의 관계, 대체 가능성, 회사의 현금 사정에 달려 있습니다. 이 판단은 담당자가 가장 잘 압니다. AI의 제안은 선택지로만 씁니다.

2단계: AI와 협상 연습하기

근거 분석이 끝나면 같은 대화창에서 역할을 바꿉니다.

복붙 프롬프트 (2단계 협상 연습)
지금부터 너는 위 공급사의 영업 담당자다. 인상을 관철하려는 입장이다.
나는 구매 담당자다. 내가 대안 조건을 제시하면 현실적으로 반론해라.
한 번에 한 가지씩만 말하고, 대화가 끝나면 내 협상의 약점 3가지를 피드백해라.

대화가 시작되면 준비한 대안 조건을 하나씩 꺼냅니다. 예를 들어 "인상은 이해하지만 적용 시점을 분기 말로 미뤄 달라"고 제안하면, AI는 공급사 입장에서 "원가 상승분을 이미 떠안고 있어 더 미루기 어렵다"는 식으로 반론합니다. 담당자는 그 반론에 대해 최근 거래 물량이나 계약 기간을 근거로 다시 답해 봅니다.

"한 번에 한 가지씩"이 중요합니다. 실제 협상에서도 상대는 한 가지씩 반론합니다. 한꺼번에 모든 반론을 받으면 읽고 끝나지만, 하나씩 주고받으면 담당자가 직접 답을 만들어야 합니다. 대화가 끝난 뒤 받는 약점 피드백은 실제 통화 전에 보완할 목록입니다. 예를 들어 "물량 약정을 제안하면서 약정 물량의 근거를 대지 못했다" 같은 지적이 나오면, 최근 거래 물량 자료를 다시 정리해 두면 됩니다.

회신 초안 세 가지, 무엇을 고를까

AI가 낸 세 가지 초안은 선택지입니다. 어느 쪽을 고를지는 다음 세 질문으로 정리하면 빠릅니다.

어느 쪽을 고르든 회신 전에 팀장이나 결재권자와 협상 범위를 합의해 두십시오. 담당자가 현장에서 어디까지 양보할 수 있는지 정해져 있어야 통화에서 흔들리지 않습니다.

근거 자료를 요청할 때는 질문을 구체적으로 적습니다. 인상 대상 품목과 품목별 인상률, 인상 요인별 비중, 적용 시점과 다음 조정 계획 같은 항목입니다. 막연히 "근거를 달라"고 하면 같은 통보문이 다시 돌아오기 쉽습니다.

주의할 점

• AI가 제시하는 시장 가격 수치는 출처를 확인하기 전까지 협상 근거로 쓰지 않습니다.

• 공급사와의 관계, 대체 가능성은 담당자가 가장 잘 압니다. AI 제안은 선택지로만 씁니다.

• 회신 메일은 초안입니다. 보내기 전에 계약 조항과 숫자를 원본과 대조합니다.

• 인상을 막아 낸 금액은 실제로 덜 낸 돈과 성격이 다릅니다. 보고 방식은 「절감 실적 보고, 재무 승인 받는 5단계」를 참고하십시오.

이 방법의 한계: 데이터가 없으면 일반론

협상의 힘은 결국 데이터에서 나옵니다. 이 공급사와 그동안 얼마를 거래했는지, 다른 부서도 같은 공급사를 쓰는지, 지난번 인상 때 어떤 조건으로 합의했는지 바로 답할 수 있어야 합니다. 그 데이터가 없으면 AI도 일반론만 말합니다. "장기 거래 관계를 강조하십시오" 같은 조언은 누구에게나 할 수 있는 말입니다.

과거 협상 조건이 담당자 기억에만 있으면 담당자가 바뀔 때 함께 사라집니다. 판단 근거를 남기는 방법은 「담당자가 바뀌면 비용도 바뀝니다: 구매 판단 기록법」에서 다뤘습니다.

다음 한 걸음: 공급사별 거래 이력 정리

주요 공급사 다섯 곳만 골라 최근 거래 금액과 단가 변화를 한 표로 정리해 두십시오. 열은 공급사, 주요 품목, 최근 12개월 거래 금액, 현재 단가, 직전 인상 시점과 조건, 계약 만료일 정도면 충분합니다. 다음 인상 통보가 왔을 때 그 표가 첫 번째 근거가 됩니다.

다섯 곳을 고르는 기준은 거래 금액이 큰 곳, 그리고 최근 1년 안에 인상을 요구한 적이 있는 곳입니다. 표를 만들 때도 AI를 쓸 수 있습니다. 발주 내역이나 지출 엑셀을 넣고 "공급사별로 최근 12개월 거래 금액과 품목별 단가 변화를 정리해 줘. 확인되지 않는 값은 비워 둬"라고 지시하면 됩니다.

점검 체크리스트

• 인상 통보의 근거를 항목별로 나누고, 근거 자료 유무를 표시했다

• 근거 자료가 없는 항목에 대해 자료를 요청했다

• 인상률 외에 요청할 대안 조건을 두 가지 이상 준비했다

• 실제 통화 전에 협상 연습으로 예상 반론을 들어 봤다

• 수락·조건부 수락·재협상 세 가지 회신 초안을 비교했다

• AI가 낸 시장 가격은 출처를 확인하기 전까지 쓰지 않는다

• 주요 공급사 다섯 곳의 거래 이력을 한 표로 갖고 있다

우리 회사에서 바로 해 볼 일

1. 가장 최근에 받은 인상 통보 1건을 골라 해당 계약서와 최근 거래 물량을 함께 모아 두십시오.

2. 1·3단계 프롬프트로 근거 분석과 대안 조건을 받아 보고, 근거 자료가 없는 항목이 있으면 공급사에 자료를 요청합니다.

3. 실제 통화 전에 2단계 프롬프트로 협상을 연습하고, 피드백에서 나온 약점을 보완합니다.

4. 세 가지 회신 초안 가운데 하나를 고른 뒤, 결재권자와 어디까지 양보할 수 있는지 협상 범위를 먼저 합의합니다.

5. 다음 통보에 대비해 주요 공급사 다섯 곳의 거래 이력 표를 만들어 두십시오.

자주 묻는 질문

AI가 제시한 시장 가격을 협상 근거로 써도 되나요?

출처를 확인하기 전까지는 쓰지 않습니다. 프롬프트에 "제공되지 않은 시장 가격이나 통계는 지어내지 마라"를 넣는 이유도 여기에 있습니다.

인상을 받아들이는 것이 나은 경우도 있나요?

있습니다. 대체 공급사가 없거나 품질·납기 위험이 크면 수락이 합리적일 수 있습니다. 그럴 때도 인상 시기와 상한, 다음 조정 시점 같은 조건을 함께 정해 두는 편이 좋습니다.

협상 연습은 몇 번 하면 되나요?

정해진 횟수는 없습니다. 대안 조건마다 한 번씩 연습하고, 피드백에서 반복해 지적되는 약점을 실제 통화 전에 보완하면 됩니다.

인상을 막아 낸 금액은 절감 실적인가요?

실제로 덜 낸 돈과는 성격이 다릅니다. 공급사의 인상 요구 문서와 최종 조건을 근거로 별도 항목으로 보고하는 것이 일반적입니다.

공급사가 근거 자료를 주지 않으면 어떻게 하나요?

자료를 받을 때까지 기존 단가 적용을 요청하거나, 재협상 요청 회신에 회신 기한을 적어 둡니다. 자료 없이 인상을 받아들였다면 그 사실과 사유를 기록해 다음 협상 때 참고합니다.