품의서 초안, AI에게 맡기는 법

소모품, 용역, 장비. 품목은 바뀌어도 품의서의 뼈대는 거의 같습니다. 구매 목적, 요청 부서, 수량과 금액, 업체 선정 사유, 예산. 그런데 담당자는 매번 빈 양식을 열어 처음부터 씁니다. 지난번 품의서를 찾아 복사하고, 문장을 고치고, 견적 비교표의 숫자를 하나씩 옮깁니다.

그렇게 올린 품의서가 돌아오는 이유도 대개 비슷합니다. "왜 이 업체입니까?" "다른 곳과 비교는 했습니까?" 결재권자가 물을 질문은 정해져 있는데, 품의서에는 그 답이 빠져 있습니다. 반려와 재상신이 반복되면 구매 일정도 함께 밀립니다.

이 글은 대화형 AI 도구(Claude, ChatGPT 등)에 품의서 초안을 맡기는 방법을 다룹니다. 같은 프롬프트를 어느 도구에서나 쓸 수 있게 적었습니다. 원칙은 하나입니다. 판단은 담당자가 하고, 반복되는 문서 작업만 AI에 넘깁니다.

품의서가 AI에 잘 맞는 이유

AI가 잘하는 일은 정해진 형식에 맞춰 흩어진 정보를 정리하는 일입니다. 품의서가 바로 그런 문서입니다. 항목 순서가 정해져 있고, 회사마다 즐겨 쓰는 문체가 있고, 들어갈 정보는 요청 내용과 견적 비교표에 이미 있습니다. 새로 만들어 낼 내용보다 옮기고 다듬을 내용이 많은 문서입니다.

반대로 AI에 맡기면 안 되는 일도 분명합니다. 어느 예산에서 집행할지, 어떤 계정과목으로 처리할지, 수의계약이 허용되는 금액인지는 회사 규정과 담당자 판단의 영역입니다. AI는 이런 값을 그럴듯하게 채워 넣을 수 있습니다. 그래서 처음부터 "모르는 것은 비워 두라"고 지시해야 합니다.

준비물

• 사내 품의서 양식: 빈 양식 1개.

• 과거 승인 품의서 1건: 문체와 항목 순서를 배우게 할 예시입니다. 개인정보와 금액은 가려도 됩니다.

• 견적 비교표: 여러 업체의 견적을 같은 기준으로 정리한 표입니다. 만드는 방법은 「AI로 견적요청서·계약 검토 준비하는 실무」에서 다뤘습니다.

• 요청 부서의 요청 내용: 메일, 메신저, 요청서 무엇이든 괜찮습니다.

자료를 올리기 전에 사내 AI 사용 정책을 먼저 확인하십시오. 회사가 승인한 도구인지, 입력한 자료가 학습에 쓰이지 않는지 확인하고, 필요하면 공급사명·금액·담당자 이름을 가린 뒤 올립니다.

그림 1. 품의서 초안은 3단계로 씁니다. 숫자와 규정 확인은 끝까지 담당자의 몫입니다.

3단계로 씁니다

1단계: 양식을 학습시킵니다

빈 양식과 과거 승인 품의서 1건을 함께 첨부합니다. 빈 양식만 주면 AI는 일반적인 품의서 문체로 씁니다. 승인된 예시가 있어야 우리 회사 결재권자에게 익숙한 표현, 항목 순서, 문장 길이를 따라갑니다. 예시는 최근에 큰 수정 없이 승인된 건을 고르는 것이 좋습니다. 개인정보와 금액은 가려도 문체를 배우는 데 지장이 없습니다.

2단계: 초안을 작성합니다

견적 비교표와 요청 내용을 넣고 아래 프롬프트를 실행합니다.

복붙 프롬프트
너는 우리 회사 구매팀의 품의서 작성 담당이다.
첨부한 [빈 양식]과 [과거 승인 품의서]의 문체·항목 순서를 그대로 따라라.

입력 정보:
- 요청 부서/요청 내용: (붙여넣기)
- 견적 비교표: (붙여넣기 또는 첨부)

작성 규칙:
1. 구매 목적은 업무상 필요를 한 문장으로 쓴다.
2. 업체 선정 사유는 가격·납기·조건 순으로, 비교표 숫자만 근거로 쓴다.
3. 비교표에 없는 내용은 지어내지 말고 [확인 필요]로 남긴다.
4. 마지막에 "결재권자가 물을 만한 질문 3개와 답변"을 별도로 붙인다.

규칙 하나하나에 이유가 있습니다.

구매 목적은 한 문장으로. 요청 내용을 그대로 옮기면 품의서가 길어지고 핵심이 흐려집니다. 결재권자가 첫 줄에서 무엇을 왜 사는지 알 수 있어야 합니다.

선정 사유는 비교표 숫자로만. "업계 평판이 좋다", "품질이 우수하다" 같은 문장은 근거가 없으면 오히려 질문을 부릅니다. 가격, 납기, 결제·보증 조건처럼 비교표에 있는 숫자로 쓰게 하면 결재권자가 같은 표를 보고 판단할 수 있습니다.

없는 내용은 [확인 필요]로. AI는 빈칸을 채우려는 경향이 있습니다. 이 규칙이 없으면 납기나 보증 조건을 추정해서 써 넣을 수 있습니다. [확인 필요] 표시가 남은 자리가 곧 담당자가 직접 확인할 목록이 됩니다.

결재권자 질문 3개. 반려를 줄이는 가장 간단한 방법은 질문을 미리 받아 보는 것입니다. AI가 낸 질문 가운데 품의서 본문에 답이 없는 것이 있으면 본문을 보강합니다. 예를 들어 "기존 거래처가 아닌 업체를 고른 이유는 무엇입니까", "더 적은 수량으로 시작할 수는 없습니까" 같은 질문입니다.

3단계: 양식을 고정합니다

매번 양식과 예시를 첨부하는 것도 일입니다. 대화형 AI 도구 대부분은 지침과 참고 파일을 저장해 두는 기능을 제공합니다(Claude의 프로젝트, ChatGPT의 맞춤 GPT 등). 여기에 빈 양식, 승인 예시, 위 작성 규칙을 저장해 두면 다음부터는 요청 내용과 비교표만 넣으면 됩니다. 반복 시간이 실제로 줄어드는 지점은 이 3단계입니다.

팀에서 함께 쓴다면 저장한 지침을 한 사람이 관리하는 편이 좋습니다. 양식이 바뀌거나 결재 기준이 달라지면 지침도 함께 고쳐야 하기 때문입니다. 지침을 고친 날짜를 적어 두면 누가 어떤 기준으로 초안을 받았는지 나중에 확인하기도 쉽습니다.

초안을 받은 뒤 담당자가 확인할 것

• 예산 코드와 계정과목: AI가 추측하게 두지 말고 직접 넣습니다.

• 사내 구매 규정과의 일치: 금액 구간별 구매 방법, 수의계약 기준, 비교견적 수, 합의 부서가 맞는지 확인합니다. 구간을 정하는 방법은 「금액별 구매방법 기준표, 구간은 이렇게 정한다」에서 다뤘습니다.

• 숫자 대조: 품의서의 금액, 수량, 납기가 비교표와 견적서 원본과 같은지 대조합니다.

• [확인 필요] 표시: 남은 표시를 모두 해소한 뒤 제출합니다.

AI가 만든 문서도 제출하는 순간 담당자의 문서입니다. 결재권자가 묻는 질문에는 담당자가 답해야 합니다.

처음 쓸 때 자주 생기는 일

예시 품의서가 오래된 경우. 몇 년 전 양식의 품의서를 예시로 주면 AI는 지금은 쓰지 않는 항목과 표현까지 따라 씁니다. 예시는 현재 양식으로 최근에 승인된 건을 고릅니다.

비교표 없이 요청 내용만 넣는 경우. 근거가 없으니 업체 선정 사유가 "합리적인 가격과 안정적인 납기" 같은 일반론으로 채워집니다. 이런 문장은 결재권자의 질문을 줄이지 못합니다. 비교표가 아직 없다면 선정 사유 칸은 비워 두게 하는 편이 낫습니다.

한 대화창에서 여러 건을 이어 쓰는 경우. 앞 건의 금액이나 업체명이 다음 건 초안에 섞여 들어갈 수 있습니다. 건마다 새 대화를 열거나, 저장해 둔 프로젝트 안에서 새 대화로 시작하십시오.

[확인 필요]를 지우고 제출하는 경우. 표시를 지우는 것은 확인을 끝낸 뒤여야 합니다. 바쁜 날일수록 표시만 지우고 내용은 그대로 두는 실수가 생깁니다. 제출 직전에 문서 안에서 "확인 필요"를 한 번 검색해 보는 습관이 도움이 됩니다.

이 방법의 한계: 결재 뒤의 진행 상태

품의서 작성은 빨라졌습니다. 그런데 결재가 끝난 뒤의 일은 그대로입니다. 결재, 발주, 입고, 정산은 여전히 메일과 결재 시스템, 엑셀을 오갑니다. 현업이 "그 건 지금 어디까지 왔습니까?"라고 물으면 담당자는 매번 여러 곳을 찾아봅니다.

품의서 한 장을 잘 쓰는 것과 구매 한 건이 끝까지 관리되는 것은 다른 문제입니다. 결재를 통과한 품의서가 실제로 검토를 거쳤는지에 대한 이야기는 「결재는 했는데 검토는 없었다: 품의 4대 공백」에서 다뤘습니다.

다음 한 걸음: 진행 상태를 한 장으로

진행 중인 구매 건을 한 장의 표로 모아 보십시오. 열은 요청일, 품의, 발주, 입고, 정산 다섯 개면 충분합니다. 각 칸에는 날짜를 적고, 아직 진행되지 않은 칸은 비워 둡니다.

그림 2. 진행 상태 표 예시(가상). 비어 있는 칸이 이어지는 단계가 자주 멈추는 곳입니다.

표를 2주만 채워 보면 어디서 자주 멈추는지 보입니다. 품의에서 발주까지가 긴지, 입고 후 정산이 밀리는지. 멈추는 칸이 보이면 그 단계의 담당자와 기준을 먼저 정리하면 됩니다.

이 표 역시 AI에 정리를 맡길 수 있습니다. 결재 시스템에서 내려받은 목록과 발주 메일 목록을 넣고 "구매 건별로 요청일·품의·발주·입고·정산 날짜를 한 표로 정리하고, 확인되지 않는 칸은 비워 둬"라고 지시하면 됩니다. 다만 이 역시 매번 자료를 모아 다시 넣어야 하는 일이라는 점은 기억해 두십시오.

점검 체크리스트

• 품의서 빈 양식과 최근 승인 예시 1건을 확보했다

• 사내 AI 사용 정책에서 품의 자료 입력이 허용되는지 확인했다

• 업체 선정 사유를 비교표 숫자로만 쓰도록 지시했다

• 모르는 값은 [확인 필요]로 남기도록 지시했다

• 예산 코드와 계정과목은 담당자가 직접 넣는다

• 제출 전 금액·수량·납기를 원본과 대조한다

• 결재 이후 진행 상태를 한 장의 표로 보고 있다

우리 회사에서 바로 해 볼 일

1. 최근 승인된 품의서 가운데 수정 없이 통과한 건 1건을 골라 민감 정보를 가려 두십시오. 이 한 건이 AI가 따라 쓸 기준 문서가 됩니다.

2. 다음에 올릴 품의 1건에 위 프롬프트를 써 보십시오. 직접 쓸 때와 걸린 시간을 비교해 적어 두면 계속 쓸지 판단하기 쉽습니다.

3. AI가 낸 결재권자 질문 3개 가운데 본문에 답이 없는 것이 있는지 확인하고 보강합니다.

4. 쓸 만하다고 판단되면 양식·예시·작성 규칙을 AI 도구의 프로젝트나 맞춤 지침에 저장해 둡니다.

5. 진행 중인 구매 건을 요청일·품의·발주·입고·정산 다섯 열로 정리해 보십시오. 결재 이후 어디서 멈추는지 보입니다.

자주 묻는 질문

AI가 쓴 품의서를 그대로 올려도 되나요?

권하지 않습니다. 초안은 출발점입니다. 예산 코드와 계정과목, 규정 적합 여부, 원본과의 숫자 대조는 담당자가 확인해야 합니다. 결재권자의 질문에 답할 책임도 담당자에게 있습니다.

과거 품의서를 AI에 올려도 보안상 문제가 없나요?

회사 정책에 따라 다릅니다. 먼저 사내 AI 사용 정책을 확인하고, 회사가 승인한 도구를 쓰십시오. 문체와 항목 순서를 배우는 데는 금액과 업체명이 필요 없으므로 가린 뒤 올려도 됩니다.

견적 비교표가 없으면 어떻게 하나요?

먼저 비교표를 만드는 편이 좋습니다. 업체 선정 사유의 근거가 비교표이기 때문입니다. 단일 견적으로 진행하는 건이라면 그 사유(긴급, 독점 공급 등)를 담당자가 직접 적고 규정상 허용되는지 확인합니다.

결재권자 질문은 왜 3개인가요?

정해진 숫자는 아닙니다. 너무 많으면 검토 부담이 커지고, 하나로는 놓치는 질문이 생깁니다. 3개로 시작해 자주 나오는 질문은 양식이나 작성 규칙에 반영하면 됩니다.