법인카드·지출 엑셀, AI로 카테고리 분류하기

월말이면 재무팀에서 법인카드 사용내역 엑셀이 넘어옵니다. 열은 가맹점명, 금액, 일자, 부서. 수백 줄을 내려가다 보면 같은 가맹점이 반복되고, 처음 보는 이름도 섞여 있습니다. 그런데 이 돈으로 무엇을 샀는지는 표 어디에도 없습니다.

정식 구매 절차를 거치지 않은 지출이 얼마나 되는지 감이 없다는 구매·총무 담당자가 많습니다. 감이 없는 이유는 게을러서가 아니라 데이터가 그렇게 생겼기 때문입니다. 카드 명세서는 결제를 기록하는 문서이지, 구매를 설명하는 문서가 아닙니다. 이 문제의 구조는 「법인카드 지출, 금액만 남고 품목은 사라진다」에서 다뤘습니다.

이 글은 그 엑셀을 대화형 AI 도구(Claude, ChatGPT 등)로 분류하는 방법을 다룹니다. 목적은 분류 자체가 아닙니다. 분류를 거쳐 구매팀이 관리해야 할 영역을 찾아내는 것이 목적입니다.

준비물

• 지출 내역 엑셀: 법인카드 사용내역 또는 비용 지출 내역. 가맹점명, 금액, 일자, 부서 열이 있으면 됩니다.

• 삭제할 열: 카드번호와 개인 이름 열은 업로드 전에 지웁니다.

• AI 도구의 파일 첨부 기능: 엑셀 파일을 그대로 첨부할 수 있는 도구가 편합니다.

개인정보와 카드번호는 반드시 업로드 전에 삭제합니다. 그리고 사내 AI 사용 정책에서 지출 데이터 입력이 허용되는지 먼저 확인하십시오. 허용되지 않는다면 회사가 승인한 내부 도구를 쓰거나, 부서명도 기호로 바꾼 뒤 진행합니다.

3단계: 정리, 분류, 발견

세 단계 가운데 진짜 목적은 3단계 발견입니다. 분류는 발견을 위한 준비이고, 발견한 내용이 구매팀이 관리할 영역을 넓히는 근거가 됩니다.

그림 1. 분류는 준비 단계이고, 목적은 3단계의 세 가지 신호를 찾는 것입니다.

복붙 프롬프트

민감 열을 지운 엑셀을 첨부하고 아래 프롬프트를 붙여 넣습니다.

복붙 프롬프트
너는 기업 간접구매 지출을 분석하는 담당자다.
첨부한 지출 내역을 아래 순서로 분석해라.

1. 분류 기준표: 가맹점명을 보고 카테고리를 제안해라.
(예: 사무용품, IT·소프트웨어 구독, 식음료, 출장·교통, 시설·수리, 판촉·인쇄, 기타)
기준표를 먼저 보여주고, 각 카테고리의 판단 근거를 한 줄씩 써라.
2. 전체 분류: 모든 행에 카테고리를 붙인 표를 만들어라. 판단이 어려운 행은 "확인 필요".
3. 요약: 카테고리별 건수·금액 합계, 부서별 상위 카테고리.
4. 발견 사항:
- 매달 반복되는 결제(구독·정기 결제 의심)
- 같은 품목을 여러 부서가 각자 산 경우
- 구매팀을 거쳤어야 할 것으로 보이는 지출
5. 구매팀이 다음 달부터 관리 대상으로 삼을 카테고리 3개와 이유.

결과는 엑셀로 내려받을 수 있는 형태로 정리해라.

왜 기준표를 먼저 만들게 하나

바로 "분류해 줘"라고 하면 AI는 행마다 그럴듯한 이름을 붙입니다. 같은 성격의 지출이 어떤 행에서는 '사무용품', 다른 행에서는 '소모품'으로 나뉘기도 합니다. 기준표를 먼저 보여 달라고 하면 담당자가 분류 체계를 확인하고 고칠 기회가 생깁니다. 예를 들어 우리 회사에서는 '판촉·인쇄'와 '행사'를 나눠 보고 싶다면 이 단계에서 바로잡습니다.

기준표를 검토할 때 자주 부딪히는 경우가 두 가지 있습니다. 첫째, 한 가맹점이 여러 성격의 지출에 걸쳐 있는 경우입니다. 대형 온라인몰에서 사무용품도 사고 행사 물품도 샀다면 가맹점 기준으로는 나눌 수 없습니다. 이런 가맹점은 기준표에 "가맹점만으로 분류 불가"로 따로 적어 두고, 금액이 큰 건부터 부서에 확인합니다. 둘째, 부서 열을 함께 보면 분류가 쉬워지는 경우입니다. 같은 인쇄업체라도 마케팅 부서 결제는 판촉물, 인사 부서 결제는 교육 자료일 가능성이 큽니다. 프롬프트에 "부서 열을 함께 참고해 판단 근거에 적어라"를 덧붙이면 근거가 더 분명해집니다.

카테고리 이름은 회사의 예산 항목이나 구매 품목군과 맞추면 나중에 쓰기 편합니다. 회사 전체 지출을 카테고리로 나눠 보는 방법은 「간접구매 14개 카테고리로 그리는 우리 회사 지출 지도」에서 다뤘습니다.

"확인 필요"를 남기는 이유

가맹점명만으로는 실제 구매 품목을 알 수 없는 경우가 많습니다. 오픈마켓, 간편결제, 대형 온라인몰은 무엇이든 팔기 때문입니다. AI가 이런 행을 억지로 분류하면 요약 숫자 전체가 틀어집니다. 판단이 어려운 행은 "확인 필요"로 남기고, 금액이 큰 순서대로 해당 부서에 물어봅니다. 이 질문 과정 자체가 부서별 구매 습관을 파악하는 기회가 됩니다.

발견 사항 세 가지를 읽는 법

매달 반복되는 결제는 구독이나 정기 결제일 가능성이 큽니다. 누가 쓰는지, 계약 기간과 해지 조건은 무엇인지 확인할 대상입니다. 자동 갱신 계약을 점검하는 방법은 「구독·렌탈 자동갱신, 만료 전 점검 체크리스트」에서 다뤘습니다.

같은 품목을 여러 부서가 각자 산 경우는 묶어서 사면 조건을 바꿀 수 있는 후보입니다. 부서마다 다른 가맹점을 쓰고 있다면 단가를 비교해 볼 근거도 됩니다.

구매팀을 거쳤어야 할 지출은 금액이나 성격상 규정의 구매 절차를 따랐어야 하는 건입니다. 다만 AI의 판단은 추정입니다. 회사의 금액 기준과 대조한 뒤 확정합니다.

발견한 다음에 할 일

발견 사항은 목록으로 끝나면 다음 달에도 같은 목록이 나옵니다. 신호마다 확인할 것과 다음 조치를 붙여 두십시오.

마지막 행이 중요합니다. 구매 절차 밖 지출이 많다는 것은 직원이 규정을 어겼다는 뜻일 수도 있지만, 정식 경로가 너무 느리거나 복잡하다는 신호일 수도 있습니다. 회의 자료에는 금액과 함께 "왜 그 경로를 택했는지"에 대한 부서 답변을 붙이면 논의가 책임 추궁이 아니라 경로 설계로 이어집니다.

회의 자료는 한 장으로

AI가 낸 결과를 그대로 회의에 올리면 표가 너무 깁니다. 한 장에는 세 가지만 담습니다. 카테고리별 금액 상위 5개, 발견 사항 세 가지의 대표 사례, 다음 달부터 관리할 카테고리 3개와 이유입니다. 이 요약도 AI에 "위 분석을 구매팀 회의용 한 장 요약으로 정리해 줘. 숫자는 위 표에 있는 값만 써"라고 맡길 수 있습니다.

주의할 점

• 가맹점명만으로는 실제 구매 품목을 알 수 없는 경우가 많습니다. "확인 필요" 행은 부서에 물어봅니다.

• 개인정보와 카드번호는 업로드 전에 삭제합니다. 사내 AI 사용 정책을 먼저 확인합니다.

• AI가 낸 합계는 원본 엑셀의 합계와 대조합니다. 행이 빠지거나 중복되면 요약 숫자가 달라집니다.

• 분석 결과는 특정 직원이나 부서를 지적하는 자료가 아니라 구매 경로를 정하는 근거로 씁니다.

이 방법의 한계: 한 달치 스냅샷

이 분석은 한 달치 스냅샷입니다. 다음 달에는 다시 엑셀을 뽑고 다시 분류해야 합니다. 더 큰 문제는 기준입니다. 분류 기준이 매번 달라지면 달끼리 비교가 되지 않습니다. 지난달 '사무용품'이 이번 달 '소모품'으로 바뀌어 있으면, 지출이 줄었는지 이름만 바뀌었는지 알 수 없습니다.

다음 한 걸음: 분류 기준표 고정하기

이번에 만든 분류 기준표를 파일로 저장해 두십시오. 다음 달에는 새 내역과 함께 기준표를 첨부하고 "이 기준표로 분류해줘"라고 지시합니다. 기준표에 없는 새 가맹점이 나오면 AI가 임의로 카테고리를 만들지 않고 "기준표에 없음"으로 표시하게 하면 됩니다. 담당자는 그 목록만 보고 기준표를 갱신합니다.

그림 2. 기준이 고정돼야 추이가 보입니다. 기준표는 바꿀 때만 바꾸고, 바꾼 날짜를 기록합니다.

또 하나 기억할 점이 있습니다. 카드 내역에는 카드 밖에서 나간 지출이 없습니다. 세금계산서로 처리되는 용역비나 계좌이체 지출은 다른 자료에 있으므로, 같은 기준표로 함께 분류해야 회사 지출의 전체 모습이 보입니다.

기준이 고정되면 석 달만 지나도 카테고리별 추이가 보입니다. 어느 카테고리가 늘고 있는지, 관리 대상으로 정한 카테고리의 카드 결제가 실제로 줄었는지 확인할 수 있습니다.

점검 체크리스트

• 업로드 전에 카드번호와 개인 이름 열을 지웠다

• 사내 AI 사용 정책에서 지출 데이터 입력이 허용되는지 확인했다

• 분류 기준표를 먼저 받아 검토하고 고쳤다

• "확인 필요" 행을 금액순으로 부서에 확인했다

• AI 요약 합계를 원본 엑셀 합계와 대조했다

• 다음 달부터 관리할 카테고리 3개를 정했다

• 분류 기준표를 저장해 다음 달에도 같은 기준으로 분류한다

우리 회사에서 바로 해 볼 일

1. 지난달 법인카드 사용내역을 받아 카드번호와 개인 이름 열을 지웁니다.

2. 프롬프트를 실행해 분류 기준표를 먼저 받고, 회사 예산 항목에 맞게 고쳐 보십시오.

3. 전체 분류와 요약을 받은 뒤 원본 엑셀의 합계와 맞는지 대조합니다.

4. "확인 필요"로 남은 행 가운데 금액이 큰 10건을 해당 부서에 확인합니다.

5. 발견 사항과 관리할 카테고리 3개를 한 장으로 정리해 관련 부서와 공유하고, 기준표는 다음 달을 위해 저장해 두십시오.

자주 묻는 질문

카드 사용내역을 AI에 올려도 되나요?

사내 AI 사용 정책을 먼저 확인하십시오. 올리더라도 카드번호와 개인 이름 열은 반드시 지우고 가맹점명, 금액, 일자, 부서만 남깁니다.

가맹점명만으로 정확하게 분류되나요?

아닙니다. 오픈마켓이나 간편결제처럼 가맹점명으로 품목을 알 수 없는 경우가 많습니다. 판단이 어려운 행은 "확인 필요"로 남기게 하고 해당 부서에 물어봅니다.

카테고리는 몇 개가 적당한가요?

처음에는 7~10개 정도로 시작하는 편이 다루기 쉽습니다. 너무 잘게 나누면 달마다 분류가 흔들리고, 너무 크게 나누면 관리 대상이 보이지 않습니다.

분석 결과는 누구와 공유하나요?

구매팀 회의 자료로 쓰고, 관리 대상으로 정한 카테고리는 재무팀·총무팀과 함께 봅니다. 특정 부서의 지출이 드러날 때는 책임 추궁보다 구매 경로를 정하는 근거로 쓰는 것이 좋습니다.

분류 기준표는 언제 바꾸나요?

예산 항목이 바뀌거나 새 카테고리가 반복해서 '기준표에 없음'으로 나올 때 바꿉니다. 바꾼 날짜와 내용을 기록해 두면 이전 달과 비교할 때 어느 지점에서 기준이 달라졌는지 알 수 있습니다.