법인카드 지출, 금액만 남고 품목은 사라진다

법인카드는 편리합니다. 그래서 간접구매의 상당 부분이 법인카드로 처리됩니다. 급한 소액 구매, 규정상 절차가 번거로운 건, 그리고 어디서 사야 할지 모르는 건.

문제는 카드사가 우리에게 주는 데이터의 구조입니다.

카드 승인 데이터에 담기는 것

법인카드 승인 내역은 다음을 알려줍니다.

여기까지입니다. 무엇을 샀는지는 담기지 않습니다.

가맹점명이 있으니 추정은 가능합니다. 대형 오픈마켓에서 결제했다면 사무용품일 것이고, 인쇄소라면 인쇄물일 것입니다. 그런데 오픈마켓 하나에서 사무용품·전자기기·판촉물·다과가 모두 결제됩니다. 가맹점명은 품목에 대한 정보를 거의 주지 않습니다.

그래서 세 가지가 불가능해집니다

첫째, 단가 비교가 불가능합니다. 같은 물건을 다른 부서가 다른 값에 샀는지 확인하려면 품목이 필요한데, 품목이 없습니다.

둘째, 계약 단가 적용 여부를 확인할 수 없습니다. 회사가 어떤 품목에 대해 공급사와 단가 계약을 맺어 두었어도, 직원이 법인카드로 다른 곳에서 사면 그 계약은 적용되지 않습니다. 그리고 그 사실이 어느 리포트에도 나타나지 않습니다.

셋째, 사전 통제가 원천적으로 작동하지 않습니다. 법인카드는 결제가 먼저 일어나고 기록이 나중에 붙습니다. 규정 위반 여부는 결제가 끝난 뒤에만 알 수 있고, 알아도 되돌릴 수 없습니다.

영수증을 받으면 되지 않습니까

받고 계실 것입니다. 그리고 그 영수증은 대개 이미지 파일로 보관됩니다. 이미지는 집계할 수 없습니다.

일부 기업은 영수증 항목을 수기로 입력합니다. 이 방식은 작동하지만, 입력하는 사람이 담당 직원이고 표준 품목 코드가 없으므로 같은 물건이 열 가지 이름으로 들어옵니다. "A4용지", "A4 용지", "복사지", "복사용지 A4", "종이"... 집계 시점에 다시 사람이 정리해야 하고, 이 작업은 대개 하지 않습니다.

통제를 조이면 어떻게 됩니까

법인카드 사용을 제한하면 지출이 다른 경로로 이동합니다. 개인이 먼저 결제하고 경비로 청구하거나, 다음 달 예산으로 넘기거나, 금액을 쪼갭니다.

이렇게 나간 돈은 통제 밖일 뿐 아니라 데이터에도 안 잡힙니다. 통제를 강화하고 나서 오히려 보이는 지출이 줄어드는 역설이 여기서 생깁니다.

방향은 금지가 아니라 대체입니다

법인카드가 쓰이는 이유는 그것이 가장 빠르기 때문입니다. 요청서를 쓰고 결재를 기다리는 것보다 카드를 긁는 편이 빠르면, 규정이 무엇이든 사람들은 카드를 씁니다.

그래서 순서는 이렇습니다. 먼저 카드보다 빠른 경로를 만들고, 그 경로에서 품목·단가·계약 정보가 자동으로 기록되게 합니다. 그다음에 카드 사용 범위를 조정합니다.

순서를 바꾸면 통제는 우회를 낳습니다.

확인해 보실 수 있는 한 가지

지난달 법인카드 승인 내역을 열고, 금액 기준 상위 20건에 대해 "무엇을 샀는지"를 데이터만 보고 답해 보십시오.

답할 수 있는 건이 몇 건인지가 현재 상태입니다.