구매 사이트가 여러 개인 회사의 총무팀 하루

오전 9시 20분. 메신저가 울립니다.

"이거 어디서 사요?"

하루의 구조

총무·경영지원 담당자의 하루를 시간 단위로 쪼개 보면 대개 이런 구성이 나옵니다.

이 다섯 가지의 공통점은 사람만 할 수 있는 일이 아니라는 것입니다. 그런데 이것이 하루의 대부분을 차지합니다.

왜 같은 질문이 반복됩니까

경로가 여러 개이기 때문입니다.

사무용품은 A몰에서, 명함은 B업체에 메일로, 인쇄물은 C업체에 전화로, 화환은 D에 카톡으로, 상품권은 총무팀 직접 구매, 그리고 나머지는 법인카드. 각각 다른 계정, 다른 절차, 다른 결재선입니다.

요청자 입장에서는 이 매핑을 외울 이유가 없습니다. 한 달에 한 번 있을까 말까 한 일이고, 물어보면 되니까요. 그래서 매핑은 총무팀의 머릿속에만 존재합니다.

이 상태에서 담당자가 휴가를 가면 회사의 구매가 느려집니다. 지식이 사람에 붙어 있기 때문입니다.

확인 한 번에 몇 번 로그인합니까

"지난달 마케팅팀이 판촉물에 얼마 썼어요?"

이 질문에 답하려면 몇 개의 화면을 열어야 하는지 세어 보십시오. A몰 주문 내역, B업체 메일함, 법인카드 승인 내역, 그리고 회계 전표. 각각 다른 형식으로 나오고, 합치려면 엑셀로 옮겨야 합니다.

경로가 N개면 확인 작업도 N번입니다. 그리고 이 작업은 질문이 들어올 때마다 처음부터 다시 합니다.

이것이 왜 문제입니까

담당자가 바쁜 것이 문제가 아닙니다. 바쁜 방향이 문제입니다.

위 다섯 가지 업무를 아무리 잘해도 회사에 남는 것이 없습니다. 요청서를 대신 입력해 준 기록은 성과 보고에 쓸 수 없고, 실제로 많은 팀이 연말 보고에 "구매 요청 3,200건 처리"라고 씁니다. 그런데 이 숫자는 성과가 아니라 업무량입니다. 개선하면 할수록 숫자가 줄어드는 이상한 구조가 됩니다.

한편 실제로 성과가 되는 일 — 품목 표준화, 공급사 정비, 계약 단가 관리, 규정 정비 — 에 쓸 시간은 남지 않습니다.

방향

경로를 하나로 모으는 것이 첫 단계입니다. 공급사를 바꾸는 것이 아니라, 기존 공급사와 기존 조건 그대로 하나의 화면에서 요청되도록 하는 것입니다.

경로가 하나가 되면 세 가지가 따라옵니다.

• "어디서 사요" 질문이 사라집니다 — 화면이 답합니다

• 확인 작업이 한 번으로 줄어듭니다 — 한 곳에 기록이 모입니다

• 요청 진행 상황을 요청자가 직접 봅니다 — 문의가 줄어듭니다

세 번째가 특히 큽니다. 문의 응대는 담당자 시간의 상당 부분을 차지하는데, 이 업무는 요청자가 스스로 확인할 수 있게 되면 통째로 사라집니다.

지금 재둘 수 있는 숫자 하나

한 달간 들어온 구매 관련 문의 건수를 세어 보십시오. 메신저·메일·구두 포함, 정확하지 않아도 됩니다.

이 숫자는 시스템 없이 지금 만들 수 있고, 나중에 무엇을 하든 변화를 증명하는 기준선이 됩니다. 그리고 기준선은 지나가면 소급할 수 없습니다.