구매 시스템 도입 전, 2주면 만들 수 있는 기준선 두 가지

시스템 도입 프로젝트가 끝난 뒤 가장 자주 나오는 말이 있습니다.

"많이 좋아진 것 같긴 한데, 얼마나 좋아졌는지는 모르겠습니다."

이 말이 나오는 이유는 하나입니다. 도입 전 상태를 숫자로 남겨 두지 않았기 때문입니다.

기준선은 도입 전에만 만들 수 있습니다

지나간 상태는 소급해서 측정할 수 없습니다. 작년 요청→발주 리드타임이 며칠이었는지는, 그때 재두지 않았으면 지금 알 방법이 없습니다. 시스템 도입 후에 나오는 숫자는 비교 대상이 없는 절대값일 뿐입니다.

그리고 이것은 다음 예산 심의에서 직접적인 손해로 돌아옵니다. "좋아졌습니다"라고 말하는 팀과 "이 지표가 이만큼에서 저만큼으로 갔습니다"라고 말하는 팀은 다른 대접을 받습니다.

시스템 없이 잴 수 있는 것이 두 개 있습니다

구매팀 성과를 측정하는 지표는 여러 개가 있지만, 그중 두 개는 시스템이 없어도 2주면 기준선이 나옵니다.

기준선 1 — 통제 경유율

정의: 전체 간접구매 지출 중, 지정된 절차(요청→승인→발주)를 거친 금액의 비율.

재는 법 (2주)

정확할 필요는 없습니다. 대략의 자릿수만 나와도 충분합니다. 처음 재면 대개 예상보다 낮게 나오는데, 그 낮은 숫자가 기준선의 가치입니다.

왜 이 지표인가: 나머지 모든 지표의 전제이기 때문입니다. 절차를 지나지 않은 지출은 어떤 지표에도 잡히지 않습니다. 그리고 CFO에게 가장 직관적으로 통하는 한 줄이기도 합니다 — "회사 지출 중 보이는 부분이 이만큼 넓어졌습니다."

기준선 2 — 구매 관련 문의 건수

정의: 구매·총무팀에 들어오는 구매 관련 문의의 월간 건수.

재는 법 (2주)

2주간 팀원 전원이 간단한 표에 기록합니다. 메신저·메일·전화·구두 전부 포함합니다. 분류는 세 가지면 충분합니다.

2주 집계에 2를 곱하면 월간 추정치가 나옵니다.

왜 이 지표인가: 이 세 유형의 문의는 시스템이 답할 수 있는 것들입니다. 즉 개선 여지가 100%인 업무량이고, 줄어든 만큼이 그대로 팀의 가용 시간이 됩니다. 그리고 현업이 체감하는 변화와 가장 잘 일치합니다.

두 개면 충분한 이유

더 많은 지표를 재고 싶어지실 것입니다. 계약 단가 적용률, 자동 처리 비율, 예외 건 비율 — 모두 중요합니다.

그런데 이 지표들은 시스템이 있어야 산출됩니다. 도입 전에 재려고 하면 수작업으로 전표를 전수 조사해야 하고, 그 작업은 2주 안에 끝나지 않으며, 대개 시작하다가 중단됩니다.

시작하다 중단된 측정은 기준선이 되지 못합니다. 두 개를 확실히 재는 편이 다섯 개를 시도하다 마는 것보다 낫습니다.

이 조언의 유효 범위

위 두 지표는 어떤 시스템을 도입하시든, 도입하지 않으시든 유효합니다. 벤더를 정하기 전에, 검토를 시작하기 전에도 재실 수 있습니다.

오히려 검토를 시작하기 전에 재두는 편이 낫습니다. 검토가 시작되면 조직이 의식하기 시작하고, 그 순간 숫자가 미묘하게 달라집니다.