판관비가 재무제표에서 안 보이는 이유 — 계정과목의 한계

재무제표는 정확합니다. 판매비와관리비 항목은 원 단위까지 맞고, 감사도 통과합니다. 그런데 그 숫자를 보고 다음 질문에 답하려고 하면 답이 나오지 않습니다.

"소모품비가 작년보다 늘었는데, 무엇이 늘었습니까?"

계정과목은 회계의 언어이지 구매의 언어가 아닙니다

계정과목은 비용의 성격을 분류합니다. 소모품비인가, 도서인쇄비인가, 광고선전비인가. 이 분류의 목적은 재무제표를 만드는 것이고, 그 목적에는 완벽하게 부합합니다.

구매는 다른 것을 분류합니다. 무엇을 샀는가입니다. A4 용지인가, 토너인가, 화이트보드 마커인가.

두 분류 체계는 서로 대응하지 않습니다. 하나의 계정과목 안에 수십, 수백 개의 서로 다른 품목이 들어 있고, 반대로 하나의 품목이 회사·부서에 따라 여러 계정으로 흩어져 기표되기도 합니다. 같은 물건이 어느 부서에서 샀느냐에 따라 다른 계정에 들어갑니다.

그래서 개선 대상을 특정할 수 없습니다

비용 절감 과제가 내려오면 대개 계정 단위로 목표를 잡습니다. "소모품비 10% 절감."

그런데 그 계정 안에서 무엇을 줄여야 하는지는 계정 데이터로는 알 수 없습니다. 담당자는 결국 전표를 다시 열어야 하고, 전표에는 공급사명과 금액은 있지만 품목은 적요란에 자유 텍스트로 들어 있습니다. 표준화되어 있지 않으므로 집계가 불가능합니다.

결과적으로 절감은 품목 개선이 아니라 사용 억제로 흐릅니다. 덜 사라는 지시가 내려가고, 다음 해에 원상 복귀합니다. 구조가 바뀌지 않았기 때문입니다.

확인해 보실 수 있는 방법

지금 재무 데이터로 다음 세 질문에 답이 나오는지 확인해 보십시오.

세 질문 모두 계정과목 데이터로는 답할 수 없습니다. 답하려면 매입처와 품목 단위의 데이터가 필요하고, 그 데이터는 구매가 일어나는 시점에만 만들어집니다. 사후에 재구성할 수 없습니다.

시작 지점은 계정이 아닙니다

여기서 흔한 실수가 하나 있습니다. 분석을 시작할 때 "간접구매 관련 계정만 뽑아서" 시작하는 것입니다.

이 방식은 앞서 본 문제를 그대로 반복합니다. 계정 기준으로 자르는 순간 같은 품목이 다른 계정에 들어간 건들이 누락되고, 반대로 관계없는 건들이 섞여 들어옵니다.

계정이 아니라 매입처 단위로 시작하는 편이 정확합니다. 지난 12개월 동안 돈이 나간 거래처 목록을 뽑고, 그중 어느 거래처가 무엇을 공급했는지를 확인하는 방향입니다. 거래처는 계정과 달리 실체가 하나이므로 분류가 흔들리지 않습니다.

이것은 회계의 문제가 아닙니다

재무팀이 일을 잘못한 것이 아닙니다. 계정과목은 원래 이 질문에 답하도록 설계되지 않았습니다. 재무제표는 비용이 얼마 나갔는가에 답하는 도구이고, 구매 데이터는 무엇을 어떻게 샀는가에 답하는 도구입니다.

두 번째 도구가 없는 상태에서 첫 번째 도구로 두 번째 질문에 답하려니 답이 안 나오는 것입니다.