구매관리 시스템, 직접구매와 간접구매는 왜 다른 시스템인가

구매 시스템 도입을 검토하기 시작하면 대개 비슷한 지점에서 멈춥니다. 후보를 몇 개 받아 봤는데, 같은 "구매 시스템"이라고 하는데 화면이 전혀 다릅니다. 한쪽은 협력사 평가와 계약 관리를 보여주고, 다른 쪽은 쇼핑몰 같은 카탈로그를 보여줍니다.

둘 다 구매 시스템이 맞습니다. 다루는 지출이 다를 뿐입니다.

다루는 돈이 다릅니다

직접구매는 제품을 만들기 위해 사는 것입니다. 원부자재, 부품, 외주 가공. 금액이 크고, BOM에 연결되어 있고, 단가 변동이 원가에 바로 반영됩니다.

간접구매는 회사를 운영하기 위해 사는 것입니다. 사무용품, 인쇄물, 판촉물, 청소·경비 용역, 소프트웨어 구독, 명함, 화환. 회계상으로는 대부분 판매비와관리비에 들어갑니다.

여기까지는 대부분 알고 계십니다. 문제는 다음입니다.

쓰는 사람이 다릅니다

직접구매 시스템은 구매팀이 씁니다. 수십 명이고, 전문가이고, 교육을 받고, 매일 씁니다. 복잡해도 됩니다. 오히려 복잡해야 합니다 — 다루는 변수가 많으니까요.

간접구매 시스템은 전 직원이 씁니다. 수백 명에서 수천 명이고, 대부분 구매 비전문가이고, 한 달에 한두 번 씁니다. 여기서는 복잡함이 곧 실패입니다. 기존 방식보다 느리면 사람들은 시스템을 우회합니다. 법인카드로 사거나, 개인이 먼저 결제하고 나중에 정산합니다.

이 차이가 제품 설계를 갈라놓습니다. 한쪽은 깊이를, 다른 쪽은 진입 장벽 제거를 최적화합니다. 하나의 제품이 두 가지를 동시에 잘하기 어려운 이유가 여기 있습니다.

효과가 나오는 시점이 다릅니다

직접구매 개선은 단가 협상 주기와 계약 갱신 주기에 묶여 있습니다. 협상이 끝나야 결과가 나오고, 그 협상은 대개 연 단위입니다.

간접구매 개선은 다릅니다. 도입 범위가 좁고, 요청·승인·발주가 매일 발생하기 때문에 통제 경유율과 리드타임 같은 지표는 분기 안에 움직입니다. 대신 금액 임팩트는 직접구매보다 작습니다.

그래서 질문이 바뀝니다

"어느 시스템이 더 좋은가"는 답이 나오지 않는 질문입니다. 답이 나오는 질문은 이것입니다.

"우리 회사의 지출 중에서, 지금 관리 밖에 있는 쪽은 어디인가."

금액이 큰 쪽이 아니라 관리 밀도가 낮은 쪽에 개선 여지가 있습니다. 원부자재는 대개 이미 관리됩니다. 구매팀이 매일 보고, 단가는 협상되고, 공급 지연은 즉시 보고됩니다. 반대로 사무용품과 판촉물은 아무도 매일 보지 않습니다.

같은 논리로, 직접구매가 느슨한 회사라면 순서는 당연히 반대입니다. 이 판단은 회사마다 다르고, 추정이 아니라 데이터로 해야 합니다.

두 축으로 확인하는 방법

두 개의 질문을 각각 점수로 매겨 보시면 좌표가 나옵니다.

A가 높고 B가 낮으면 직접구매가 먼저입니다. 반대면 간접구매입니다. 둘 다 높으면 대개 간접구매를 먼저 착수하는 편이 낫습니다 — 도입 범위가 좁아 두 프로젝트가 같은 분기에 겹치지 않고, 전 직원이 한 분기에 두 시스템을 배울 수는 없기 때문입니다.