금액별 구매방법 기준표, 구간은 이렇게 정한다

같은 날 두 건의 구매요청이 올라왔습니다. 하나는 사무용품 30만 원, 다른 하나는 1년짜리 시설관리 용역 2억 원입니다. 두 건이 똑같은 결재선을 거쳐 똑같은 서류를 요구받는다면 어떨까요. 30만 원짜리 요청자는 절차가 과하다고 느끼고, 2억 원짜리 건은 오히려 검토가 부족해집니다. 구매팀의 시간은 한정되어 있기 때문입니다.

금액별 구매방법 기준표는 이 문제를 푸는 장치입니다. 금액에 따라 구매 방법, 받아야 할 견적 수, 승인권자를 달리 정합니다. 많은 회사가 표를 가지고 있지만, 막상 "왜 이 금액에서 끊었느냐"는 질문에는 답하지 못합니다. 이 글은 기준표의 구조와 구간을 정하는 순서를 정리합니다. 글에 나오는 금액은 모두 설명을 위한 예시이며, 회사의 거래 규모에 맞춰 바꿔 써야 합니다.

금액 구간이 필요한 이유: 비례 통제

구매 통제의 기본 원칙 가운데 하나가 비례 통제입니다. 통제 강도를 금액과 위험에 비례시키는 것입니다. 소액 구매까지 엄격하게 막으면 현업이 우회로를 찾고, 고액 구매를 간소하게 처리하면 회사가 큰 위험을 떠안습니다.

금액 구간은 이 원칙을 숫자로 옮긴 것입니다. 구간을 나누면 세 가지가 함께 정해집니다.

• 구매 방법: 카탈로그 구매로 끝낼지, 비교견적을 받을지, 경쟁입찰을 할지

• 최소 견적 수: 몇 개 업체의 견적을 받아야 선정할 수 있는지

• 승인권자: 누가 최종 승인하고, 어느 부서가 합의하는지

세 가지를 한 표에 묶어 두면 요청자는 자기 건이 어떤 절차를 거칠지 미리 알 수 있습니다. 구매팀도 같은 기준으로 설명할 수 있습니다. 절차가 예측 가능해지는 것 자체가 현업의 불만을 줄입니다.

기준표가 없거나 낡았을 때 나타나는 증상

기준표가 제대로 작동하지 않는 회사에는 비슷한 증상이 나타납니다. 스스로 점검해 볼 수 있도록 정리하면 다음과 같습니다.

• 같은 금액대의 구매인데 어떤 건은 견적 3개, 어떤 건은 1개로 처리된다

• 현업이 "이번 건은 견적이 몇 개 필요하냐"고 매번 구매팀에 묻는다

• 기준 금액이 수년째 그대로여서 대부분의 용역이 최상위 구간에 몰린다

• 월 단위 계약은 금액이 작아 보여 아무 절차 없이 체결된다

• 결재권자와 구매 기준표의 승인권자가 서로 다르게 적혀 있다

두세 가지 이상 해당한다면 기준표를 다시 설계할 때입니다. 다시 설계할 때는 구간 숫자보다 판정 원칙부터 정하는 것이 순서입니다.

금액을 판정하는 세 가지 원칙

구간표보다 먼저 정해야 할 것이 있습니다. 어떤 금액으로 구간을 판정하느냐입니다. 이 원칙이 없으면 같은 건이 사람에 따라 다른 구간에 들어갑니다. 표준안 예시는 세 가지 원칙을 둡니다.

그림 1. 금액 판정 3원칙. 금액과 합산 기간은 예시입니다.

원칙 1. 부가세를 제외한 금액으로 본다

견적서에는 부가세 포함 금액과 별도 금액이 섞여 들어옵니다. 기준을 정하지 않으면 경계 근처의 건이 어느 구간인지 다툼이 생깁니다. 공급가액, 즉 부가세를 뺀 금액으로 통일하는 것이 일반적입니다.

원칙 2. 계약 전체 기간을 합산한다

서비스업 구매에서 가장 자주 놓치는 원칙입니다. 월 200만 원짜리 유지보수 계약을 1년 맺으면 금액은 200만 원이 아니라 2,400만 원입니다. 월 단위 금액만 보면 소액 구간에 들어가 단일 견적으로 끝나지만, 실제로는 비교견적이 필요한 규모입니다. 구독·렌탈·용역처럼 매달 청구되는 지출은 반드시 계약 기간 전체로 판정해야 합니다.

원칙 3. 같은 목적의 구매는 합산한다

같은 목적, 같은 공급사의 구매를 짧은 기간에 여러 건으로 나누면 각각은 낮은 구간에 들어갑니다. 이를 막기 위해 일정 기간(예시: 30일) 안의 동일 목적·동일 공급사 구매는 합산해 구간을 판정합니다. 분할 요청을 다루는 방법은 별도 글에서 자세히 다룹니다.

구간별 구매방법과 승인권자

판정 원칙이 정해지면 구간표를 만듭니다. 서비스업형 표준안 예시는 네 구간으로 나눕니다. 구간이 올라갈수록 경쟁의 범위를 넓히고, 승인권자를 올리고, 합의 부서를 늘립니다.

그림 2. 금액 구간별 구매방법·최소 견적 수·승인권자. 서비스업형 표준안의 예시값입니다.

표의 숫자는 정답이 아닙니다. 같은 서비스업이라도 두 번째 경계를 2,000만 원으로 잡는 회사가 있고 3,000만 원으로 잡는 회사가 있습니다(둘 다 예시). 경계는 회사의 거래 규모, 구매팀 인력, 위험 성향에 따라 정하는 선택입니다. 중요한 것은 숫자 자체보다 표의 구조입니다. 구간마다 방법·견적 수·승인권자가 함께 움직이도록 짜야 합니다.

승인권한은 위임전결규정과 맞춘다

많은 회사에는 이미 위임전결규정이 있습니다. 구매 기준표의 승인권자가 전결규정과 다르면 현장은 어느 쪽을 따라야 할지 헷갈립니다. 원칙은 간단합니다. 전결규정이 있으면 그것을 우선하고, 구매 기준표는 전결규정이 다루지 않는 부분, 즉 견적 수와 합의 부서를 보완합니다. 고액 구간에 재무 합의를 붙이는 것도 이 보완에 해당합니다. 지출이 손익과 현금흐름에 미치는 영향을 재무가 미리 볼 수 있게 하는 장치입니다.

견적 유효기간과 금액 증액도 함께 정한다

구간표를 만들 때 자주 빠지는 두 가지가 있습니다. 하나는 견적 유효기간입니다. 몇 달 전에 받은 견적으로 비교견적 요건을 채우면, 형식은 맞지만 현재 시장 가격과는 거리가 있을 수 있습니다. 유효기간이 지난 견적은 쓰지 않고 다시 받도록 정해 둡니다. 다른 하나는 금액 증액입니다. 승인 뒤 계약 금액이 늘어나 상위 구간으로 넘어가면 처음부터 상위 구간의 절차를 밟아야 했던 건이 됩니다. 일정 비율(예시: 10%) 이상 증액되면 다시 승인받도록 하고, 증액 뒤 금액이 상위 구간에 들어가면 그 구간의 승인권자가 보게 합니다.

경쟁 방식은 무엇이 다른가

구간표에 나오는 구매 방법은 이름이 비슷해 혼동하기 쉽습니다. 기업 구매에서 자주 쓰는 방식을 정리하면 다음과 같습니다.

어떤 방식이든 공통 원칙이 있습니다. 평가 기준과 가중치는 견적이나 제안을 받기 전에 확정합니다. 모든 업체에 같은 조건을 제시합니다. 마감 뒤 가격을 조정한다면 참여한 모든 업체에 같은 기회를 줍니다. 구두 견적은 인정하지 않고 서면이나 시스템으로 제출받습니다.

공공 기준을 참고하는 법

구간을 정할 때 공공 계약 기준을 참고하는 회사가 많습니다. 국가계약법 시행령에는 경쟁 없이 수의계약을 할 수 있는 금액 한도가 정해져 있어, 민간 기업이 경계를 정할 때 하나의 기준점이 됩니다.

다만 두 가지를 주의해야 합니다. 첫째, 공공 기준은 개정될 수 있습니다. 참고할 때는 반드시 현재 시행 중인 시행령 조문을 확인하고, 입법예고 단계의 숫자를 확정된 기준처럼 쓰지 않아야 합니다. 둘째, 공공 기준은 공공 조달의 목적에 맞춰 만들어졌습니다. 민간 기업은 그대로 따를 의무가 없고, 자기 거래 규모에 맞게 조정하는 것이 맞습니다. 기준표에 공공 기준을 인용한다면 법무 검토를 거치는 것을 권합니다.

경계는 데이터로 정하고 시범 운영으로 다듬는다

경계를 감으로 정하면 두 가지 문제가 생깁니다. 너무 낮게 잡으면 대부분의 요청이 비교견적 대상이 되어 구매팀이 병목이 됩니다. 너무 높게 잡으면 금액이 큰 건까지 단일 견적으로 빠져나갑니다.

순서는 이렇습니다. 먼저 최근 1년 구매 건을 금액순으로 정렬합니다. 그다음 구간 후보를 놓고 각 구간에 몇 건, 얼마가 들어가는지 셉니다. 가상의 예를 들면, 건수로는 대부분이 소액 구간에 있고 금액으로는 소수의 고액 건이 큰 비중을 차지하는 모양이 흔합니다. 이런 분포라면 소액 구간은 간소하게 두고, 고액 구간의 검토를 두텁게 하는 것이 구매팀 시간을 가장 효과적으로 쓰는 배치입니다.

초안이 나오면 한 개 부서나 본부에서 먼저 운영해 봅니다. 몇 주만 운영해도 경계 바로 아래에 요청이 몰리는지, 특정 구간에서 결재가 오래 걸리는지가 드러납니다. 경계 바로 아래에 몰림이 보이면 분할 요청을 의심하는 동시에, 경계가 현실과 맞지 않는 것은 아닌지도 함께 점검합니다.

예시로 판정해 보기

위 구간표를 가상의 요청 세 건에 적용해 보겠습니다. 첫째, 노트북 거치대 20개를 카탈로그에서 사는 요청입니다. 합계가 300만 원 미만이면 단일 견적이나 카탈로그 구매로 팀장 승인만 받습니다. 둘째, 월 150만 원짜리 협업 소프트웨어를 2년 구독하는 요청입니다. 월 금액만 보면 소액이지만 전체 기간 합계는 3,600만 원이므로 세 번째 구간입니다. 3개사 이상 비교와 CFO 승인, 구매팀 합의가 필요합니다. 셋째, 1억 2천만 원 규모의 사무실 리모델링입니다. 경쟁입찰과 선정 심의를 거치고 대표이사 승인과 재무 합의를 받습니다.

두 번째 사례처럼 판정 원칙 하나로 구간이 두 단계나 달라지는 경우가 흔합니다. 구간표를 공지할 때는 숫자만 알리지 말고 판정 원칙과 계산 예시를 함께 알려야 현업이 스스로 판단할 수 있습니다. 판정 결과를 요청서에 미리 적게 하면 구매팀의 확인 시간도 줄어듭니다.

우리 회사에서 바로 해 볼 일

1. 현재 기준 확인: 구매규정과 위임전결규정에 흩어진 금액 기준을 한 표로 모읍니다. 서로 다른 숫자가 있으면 표시해 둡니다.

2. 판정 원칙 세 줄 쓰기: 부가세 제외, 계약 전체 기간 합산, 동일 목적 합산 원칙을 규정 문장으로 씁니다.

3. 최근 1년 구매 건 분포 보기: 금액 구간 후보별 건수와 금액 합계를 셉니다.

4. 구간표 초안 만들기: 구간마다 구매방법·최소 견적 수·승인권자·합의 부서를 채웁니다.

5. 시범 운영 부서 정하기: 요청이 많은 부서 한 곳을 골라 운영 기간과 점검 항목을 정합니다.

자주 묻는 질문

구간은 몇 개가 적당한가요?

서비스업 표준안 예시는 네 구간입니다. 구간이 너무 많으면 현업이 기억하지 못하고, 너무 적으면 비례 통제가 작동하지 않습니다. 세 개에서 다섯 개 사이에서 회사 규모에 맞게 정하는 경우가 많습니다.

월 구독료처럼 매달 나가는 비용은 어떻게 판정하나요?

계약 전체 기간의 합계로 판정합니다. 자동갱신 계약이라면 갱신 시점마다 다음 계약 기간의 합계로 다시 판정하는 것이 원칙입니다.

견적을 받을 수 없는 독점 품목은 어떻게 하나요?

견적 면제 사유로 처리합니다. 독점 공급, 기존 계약 단가 적용 같은 사유를 미리 정해 두고, 면제할 때는 사유서와 한 단계 상위 승인을 받게 합니다. 면제 건은 정기 점검 대상에 넣어 남용 여부를 확인합니다.