규정 밖 구매, 정말 직원 탓일까요?

단속보다 경로 설계가 먼저인 이유

법인카드 내역에 처음 보는 거래처가 또 보입니다.

공문을 돌리고 교육도 했지만, 다음 달에 또 나옵니다.

현업은 "절차가 너무 느리다"고 말합니다.

구매팀은 지치고, 현업은 답답합니다.

그런데 이 문제, 정말 누군가의 태도 문제일까요?

규정 밖 구매란 무엇인가

회사가 정한 구매 경로를 벗어난 지출을 말합니다.

해외에서는 매버릭 스펜드(Maverick Spend)라고 부릅니다.

형태는 크게 세 가지입니다.

• 승인되지 않은 거래처에서 산다

• 계약 단가가 있는데 다른 곳에서 산다

• 품의·결재 단계를 건너뛴다

공통점은 하나입니다. 구매팀이 볼 수 없는 곳에서 돈이 나갑니다.

원인은 태도보다 경로에 있다

흔한 해석은 "규칙을 알면서 어긴다"입니다.

그래서 대응도 공문, 경고, 사후 적발로 흐릅니다.

해외 조사 결과는 다릅니다.

미국 컨설팅사 해킷그룹(The Hackett Group) 조사에서 구매 담당자의 75%가 주된 원인으로 한 가지를 꼽았습니다.

쉽게 스스로 살 수 있는 구매 도구가 없다는 점입니다.

규정 위반 의지보다 앞선 원인이었습니다.

현업은 규칙을 깨려던 게 아닙니다.

일을 끝내려고 더 빠른 길을 찾은 것입니다.

구매팀 탓도 아닙니다.

구매팀에게 그 길을 빠르게 만들 도구가 없었을 뿐입니다.

규정 밖 구매는 위반 기록이 아닙니다.

"공식 경로가 어딘가 막혀 있다"는 신호입니다.

무엇이 새고 있는가

한 건 한 건은 작습니다. 그래서 넘어가기 쉽습니다.

하지만 쌓이면 세 군데에서 비용이 생깁니다.

표 해석: 규정 밖 구매의 비용은 단가 차이보다 뒷수습 시간에서 더 크게 쌓인다.

같은 조사에서 응답자들은 협상으로 얻은 성과의 최대 16%가 규정 밖 구매로 새어 나간다고 봤습니다.

줄이는 방법 세 가지

① 규정 경로를 가장 쉬운 길로 만든다

승인 거래처와 계약 단가를 한 화면에 모읍니다.

현업이 고르고 요청하는 흐름을 짧게 만듭니다.

사람은 옳은 길보다 편한 길로 갑니다.

그렇다면 옳은 길을 가장 편한 길로 만들면 됩니다.

② 통제는 결정 지점에 둔다

글로벌 제약사 머크(Merck)는 오래전부터 "발주서 없으면 지급 없음" 원칙을 운영해 왔습니다.

발주서 없는 청구서도 결국 지급합니다.

다만 처리 과정을 번거롭게 만들고, 거래처에 미리 알립니다.

"발주서 없는 주문은 받지 마십시오."

그 결과 규정 밖 구매 비율을 평균 2.1% 수준으로 관리합니다.

핵심은 원칙 자체보다 꾸준히 지키는 운영입니다.

③ 매달 측정하고, 원래 경로로 되돌린다

부서별·품목별로 매달 들여다봅니다.

경로 밖으로 나간 요청을 찾아 원래 경로로 돌려놓습니다.

그리고 왜 나갔는지, 그 원인을 없앱니다.

교육은 필요합니다. 다만 보조 수단입니다.

공식 경로가 우회로보다 느리면 교육으로는 못 막습니다.

우리 회사 비율, 이렇게 계산한다

규정 밖 구매 비율 = 승인 경로 밖 구매액 ÷ 승인 경로로 처리할 수 있었던 전체 지출

회사 전체 숫자 하나로 보지 않습니다.

부서별·품목별로 나눠야 어디가 막혔는지 보입니다.

정답 기준치는 없습니다.

현실적인 목표는 매달 조금씩 내려가는 추세입니다.

자주 묻는 질문

Q. 테일 스펜드(Tail Spend)와 같은 말인가요?

다릅니다. 테일 스펜드는 소액·다수 거래처 지출입니다.

규정 밖 구매는 금액과 상관없이 경로를 벗어난 지출입니다.

다만 규정 밖 구매의 상당수가 소액 지출에 숨어 있습니다.

Q. 규정 밖 구매는 무조건 나쁜가요?

새는 비용은 문제입니다. 하지만 행동 자체는 좋은 진단 자료입니다.

특정 부서에서 급증했다면, 그 부서의 공식 경로가 느리다는 뜻입니다.

제노가 보는 방법

제노(ZENO)는 간접구매와 판관비를 하나의 창구로 모읍니다.

승인 거래처와 계약 조건 안에서 요청이 시작되도록 설계합니다.

경로 밖으로 나간 지출은 부서·품목별로 드러납니다.

AI는 평소와 다른 거래를 표시해 드립니다.

판단과 조치는 구매팀이 합니다.

구매팀을 대신하는 도구가 아닙니다.

구매팀이 만든 규칙이 실제로 작동하게 돕는 도구입니다.

맺으며

누군가 공식 경로를 돌아갔다면, 그 길에 대해 무언가를 말해주는 것입니다.

규정 밖 구매를 단속 대상이 아닌 설계 과제로 볼 때 비율이 움직입니다.

출처

• Philip Ideson, "Maverick Spend: Why It's Usually Procurement's Problem, Not the Buyer's", Art of Procurement, 2026-07-17

• The Hackett Group, User Experience and Maverick Spend Study (위 글 인용, 원 조사 발표연도 미확인)

• 머크 사례: Art of Procurement 팟캐스트 Episode 370, 전 머크 구매 부사장 발언 (위 글 인용)