반복해서 사는데 계약이 없는 품목 — 계약 적용률 점검법

구매 계약에는 두 종류의 실패가 있습니다. 하나는 계약을 못 맺는 것이고, 다른 하나는 맺어둔 계약이 지켜지지 않는 것입니다.

두 번째가 훨씬 흔하고, 훨씬 덜 발견됩니다.

반복 거래와 계약은 별개입니다

지난 12개월 거래처 목록을 뽑아 보면 대부분의 회사에서 비슷한 패턴이 나옵니다. 같은 거래처와 여러 번 거래하고 있습니다. 한 번 사고 끝나는 관계가 아니라, 매달 혹은 매 분기 반복되는 관계입니다.

그런데 그 반복 거래 위에 계약이 얹혀 있는 경우는 그보다 훨씬 적습니다. 계약 없이 매번 견적을 받거나, 예전에 정해둔 가격을 관행적으로 쓰고 있습니다.

이 상태의 문제는 가격이 협상되지 않는다는 것이 아닙니다. 가격이 협상되었는지 아닌지를 아무도 확인하지 않는다는 것입니다.

계약이 있어도 안 지켜지는 네 가지 경우

계약을 맺어둔 품목에서도 계약 단가가 실제 발주에 적용되지 않는 일이 자주 발생합니다. 원인은 대개 넷 중 하나입니다.

네 번째가 가장 흔하고 가장 억울한 경우입니다. 회사가 협상해서 확보한 가치를 회사가 못 쓰고 있는 상태입니다.

왜 발견되지 않습니까

계약 단가 적용 여부를 확인하려면 두 개의 데이터를 대조해야 합니다 — 계약서상 단가와 실제 발주 단가.

그런데 계약서는 법무·구매 캐비닛에(혹은 공유 드라이브 어딘가에) 있고, 발주 단가는 회계 전표에 있습니다. 두 데이터가 자동으로 만나는 지점이 없습니다.

대조하려면 사람이 계약서를 열고, 전표를 열고, 품목별로 맞춰봐야 합니다. 이 작업은 한 번 하는 데도 며칠이 걸리고, 그래서 대개 하지 않습니다. 감사에서 요구받았을 때 표본으로 몇 건만 확인합니다.

점검하는 방법 — 표본 20건

전수 조사는 어렵지만 표본 점검은 반나절이면 가능합니다.

20건 중 불일치가 몇 건인지가 현재의 계약 단가 적용률 추정치입니다. 정밀하지 않아도 됩니다 — 자릿수만 알아도 판단이 달라집니다.

이 숫자가 왜 중요합니까

이것은 구매팀 성과 지표 중 협상 성과가 실제로 회수되고 있는지를 보여주는 유일한 지표입니다.

단가 협상은 구매팀이 잘합니다. 그리고 협상 결과는 계약서에 남습니다. 문제는 그다음입니다 — 계약서에 남은 가치가 집행 단계에서 지켜지는지는 대개 아무도 보지 않습니다.

그래서 보고할 때 이 한 줄이 강합니다.

"우리가 협상한 단가가 실제 발주의 몇 %에 적용되고 있었는지를 처음으로 측정했습니다."

성과가 낮게 나와도 상관없습니다. 낮게 나오면 개선 여지를 발견한 것이고, 높게 나오면 관리가 되고 있음을 증명한 것입니다. 어느 쪽이든 측정 자체가 성과입니다.

그다음 단계

표본 점검으로 자릿수를 확인하셨다면, 다음은 이 대조가 매번 자동으로 일어나게 만드는 것입니다.

원리는 단순합니다. 계약 단가가 발주 화면에 미리 들어와 있으면 대조가 필요 없습니다. 애초에 다른 단가로 발주가 나가지 않기 때문입니다. 대조는 두 데이터가 분리되어 있을 때만 필요한 작업입니다.