RFP에 154개 기능을 다 넣으면 생기는 일

간접구매 통합구매 시스템 RFP를 만들면 기능 요건표가 대개 150개 안팎이 됩니다. 17개 모듈에 걸쳐 있고, 각 항목마다 지원 여부와 구축비용을 기입하게 되어 있습니다.

이 표를 그대로 발행하면 세 가지가 일어납니다.

첫째, 견적이 부풀어 오릅니다. 솔루션사는 자기 제품에 없는 항목을 개발로 답할 수밖에 없고, 그 개발비가 전부 구축비에 실립니다. 요건을 넓게 잡을수록 총액이 커지는 구조입니다.

둘째, 구축 기간이 길어집니다. 그리고 개발 항목이 많을수록 일정 지연 확률이 올라갑니다.

셋째, 쓰지 않을 기능이 화면에 남습니다. 간접구매 시스템은 전 직원이 쓰는 시스템이고, 화면이 복잡해지면 사람들은 우회합니다.

그러면 무엇을 빼야 합니까

세 가지 질문으로 등급을 나눌 수 있습니다.

• 이 기능이 없으면 담당자가 엑셀이나 메일로 처리하게 되는가 — 그렇다면 필수입니다. 시스템 밖으로 나가는 업무는 데이터가 끊기고, 데이터가 끊기면 그 구간의 통제가 사라집니다.

• 없어도 돌아가지만 성과 측정이 안 되는가 — 권장입니다. 도입 2단계로 미룰 수 있습니다.

• 지금 우리 지출 구성에서 이 유형이 몇 %인가 — 이 계산 없이 정하는 항목이 대부분 선택입니다.

가장 자주 잘못 잡히는 두 모듈

설비·Capex 프로젝트 관리와 광고마케팅 프로젝트 관리입니다. 두 모듈은 기능 수가 각각 아홉 개로 적지 않고, 대부분의 RFP에서 필수로 표기됩니다.

그런데 이 둘은 구매 시스템의 표준 영역이 아니라 프로젝트 관리 영역입니다. WBS 구조, 기성 산정, 마일스톤 정산은 구매 흐름과 데이터 모델이 다릅니다. 필수로 요구하면 대부분의 간접구매 솔루션에서 개발로 답이 돌아오고, 그 개발비가 전체 구축비에서 큰 비중을 차지합니다.

먼저 확인하실 것은 이것입니다. 우리 간접구매 지출에서 Capex와 광고마케팅이 각각 몇 %인가. 그리고 그 지출이 이미 다른 시스템에서 관리되고 있지는 않은가.

시스템 연계는 다릅니다

반대로 시스템 연계 모듈은 빼기 어렵습니다. 전자결재, 회계, ERP, 인사 연계는 없으면 이중 입력이 발생하기 때문입니다.

다만 이 영역은 어느 솔루션을 고르든 개발이 발생합니다. 고객사 환경에 종속되기 때문입니다. 따라서 견적 비교에서 이 항목의 차이는 제품의 우열이 아니라 견적 산정 방식의 차이일 가능성이 큽니다.

총액을 낮추는 방법이 하나 있습니다. 연계 대상 시스템의 인터페이스 사양을 먼저 정리해서 RFP에 첨부하는 것입니다. 사양이 확정되지 않은 상태로 견적을 요구하면 솔루션사는 안전 마진을 얹을 수밖에 없습니다.