“지원합니다”가 세 가지 다른 뜻으로 쓰입니다

RFP 응답표를 받아 보면 대부분의 항목에 지원 표시가 찍혀 있습니다. 그리고 그 표만으로는 후보 간 변별이 되지 않습니다.

변별이 되는 표는 지원 여부를 네 가지로 나눕니다. 표준제공, 설정, 개발, 미지원입니다. 이 네 칸의 분포가 견적과 일정을 사실상 결정합니다.

가장 주의해야 할 칸은 개발이 아닙니다

개발 항목은 최소한 정직합니다. 비용과 일정이 견적서에 드러나고, 협상 대상이 됩니다.

문제는 설정입니다. 설정은 개발비가 붙지 않아 견적에서 유리해 보이지만, 실제로는 두 가지 경우로 갈립니다.

하나는 우리가 관리자 화면에서 직접 바꿀 수 있는 설정입니다. 다른 하나는 벤더에 요청해야 바뀌는 설정입니다.

후자라면 조직 개편이나 규정 개정이 있을 때마다 유지보수 요청이 발생합니다. 그리고 조직과 규정은 생각보다 자주 바뀝니다. 5년 운영 관점에서는 이쪽이 더 비쌉니다.

그래서 응답표에 열을 하나 더 요구하십시오 — 고객사 자체 변경 가능 여부. 이 한 열이 5년 총소유비용의 차이를 드러냅니다.

표준제공도 확인이 필요합니다

표준제공으로 답한 항목은 데모에서 그 화면을 직접 보여달라고 요청하십시오. 슬라이드가 아니라 화면입니다.

특히 통제 관련 항목에서 이 확인이 갈립니다. 예산 초과 통제를 표준제공으로 답한 두 후보가 있다고 해봅시다. 한쪽은 경고창을 띄우고, 다른 쪽은 주문을 막습니다. 응답표에서는 똑같이 표준제공입니다.

구분하는 방법은 하나입니다. 예산을 넘는 금액으로 주문을 시도하고, 경고가 뜬 화면에 "계속 진행" 버튼이 있는지 보는 것입니다. 있으면 안내이고, 없으면 통제입니다. 실무에서 안내형 경고는 사실상 대부분 통과합니다. 사람은 경고를 읽지 않습니다.

TCO에 빠져 있는 칸 하나

대부분의 RFP가 5년 총소유비용을 비교합니다. 라이선스, 구축비, 연동 개발비, 유지보수료를 더합니다.

여기에 빠진 항목이 하나 있습니다. 내부 인건비입니다. 정확히는 구매팀이 현업 요청서를 대신 입력하는 공수입니다.

현업이 직접 요청을 등록하는 시스템과, 구매 담당자가 대행 입력하는 시스템은 라이선스 비용이 비슷해도 5년 총비용이 크게 다릅니다. 그런데 이 차이가 TCO 표에 잡히지 않으면 두 후보가 같은 비용으로 보입니다.

산출은 어렵지 않습니다. 월 요청 건수 × 건당 대행 처리 시간 × 시간당 인건비 × 60개월. 건당 처리 시간은 2주간 팀 내 기록으로 실측하실 수 있습니다.