한 번 사고 끝나는 거래가 만드는 행정 비용

거래처 목록을 뽑아 보면 대부분의 회사에서 한 가지 패턴이 나옵니다. 목록의 상당 부분이 딱 한 번 거래한 곳입니다.

금액은 작습니다. 그래서 관리 대상에서 늘 뒤로 밀립니다. 그런데 담당자의 시간을 쓰는 것은 금액이 아니라 건수입니다.

한 건에 붙는 고정 비용

거래 금액과 무관하게, 한 건의 구매에는 다음 작업이 붙습니다.

이 일곱 단계는 30만 원짜리 거래와 3,000만 원짜리 거래에서 거의 동일하게 발생합니다. 금액이 작다고 단계가 줄지 않습니다. 오히려 소액 거래는 담당자가 익숙하지 않은 품목인 경우가 많아 소싱 단계가 더 오래 걸립니다.

신규 거래처 등록이 특히 비쌉니다

한 번 거래하고 끝날 곳을 위해 거래처 마스터에 등록합니다. 사업자등록증을 받고, 통장 사본을 받고, 시스템에 입력하고, 회계 부서 확인을 거칩니다.

그리고 그 거래처는 다시 쓰이지 않습니다. 마스터에는 남습니다. 몇 년이 지나면 거래처 목록이 수천 건이 되고, 그중 실제로 거래가 지속되는 곳은 소수입니다.

목록 자체가 관리 부담이 됩니다. 정비하려면 전수 확인을 해야 하고, 그 작업은 대개 하지 않습니다.

왜 계속 새 거래처가 생깁니까

세 가지 이유입니다.

첫째, 어디서 사야 할지 모릅니다. 요청자는 검색해서 찾습니다. 검색 결과는 매번 다르므로 매번 다른 곳에서 삽니다.

둘째, 기존 거래처에 그 품목이 없습니다. 사무용품 공급사가 있어도 판촉물은 안 다룹니다. 카테고리마다 새로 찾아야 합니다.

셋째, 급합니다. 기존 공급사에 문의해서 답을 기다리는 것보다 검색해서 바로 사는 편이 빠릅니다.

세 이유 모두 개인의 문제가 아니라 경로의 문제입니다. 요청자에게 "기존 거래처를 쓰라"고 안내해도, 어디에 무엇이 있는지 볼 수 없으면 안내는 작동하지 않습니다.

확인해 보실 수 있는 것

지난 12개월 거래처 목록을 뽑고 다음을 세어 보십시오.

3번과 4번을 나란히 놓고 보십시오. 금액 비중은 작은데 건수 비중은 크다면, 그 격차만큼이 행정 비용으로 나가고 있는 구간입니다.

방향 — 줄이는 것이 아니라 흡수하는 것

일회성 거래를 없애는 것은 불가능합니다. 회사가 필요로 하는 물건은 계속 새로 생깁니다.

현실적인 방향은 그 거래가 한 경로 안에서 일어나게 하는 것입니다. 새 품목이 필요할 때 요청자가 검색하는 곳이 회사 안에 있으면, 거래처는 새로 생겨도 등록·결재·정산 단계가 반복되지 않습니다.

그리고 이 경로에 기록이 쌓이면 다음이 보입니다 — 같은 품목을 서로 다른 부서가 서로 다른 곳에서 각각 한 번씩 사고 있었다는 사실. 이것은 각 건을 따로 보면 절대 보이지 않고, 한곳에 모여야만 보입니다.